Introducción #
Existen cierto tipo de transacciones tanto de ventas como de compras que emiten facturas de manera recurrente, ya sea por medio de un contrato de tiempo definido, indefinido o por periodos; por ejemplo, arrendamientos de maquinaria o equipo, telefonía, honorarios u otro tipo de contrato de servicios. En el presente documento se muestra el procedimiento para programar y generar este tipo de facturas de manera automática en LOVIS EOS, logrando una mayor eficiencia en su emisión.
Acceso a Suscripciones y Contratos #
El registro de estos documentos que emiten facturas recurrentes se realiza a través de Suscripciones y Contratos.
Para acceder se sigue la siguiente ruta: Funciones/Finanzas/Suscripciones y Contratos
Elaboración de Suscripciones y Contratos #
Las Suscripciones y Contratos se elaboran en dos secciones que incluyen la Edición de Datos y la Edición de Partidas.
Edición de Datos #
En esta sección se establecen las condiciones generales del contrato o suscripción que se da de alta.
Para generar un nuevo registro se puede usar Ctrl + A o el botón de Añadir que se encuentra en la barra de herramientas.
Indicaciones
- Serie: seleccionar la serie la suscripción o contrato que corresponde de acuerdo con la sucursal de que se trate. Al hacer clic para desplegar la lista de selección, el sistema mostrará las diferentes Series de Documento a las que tiene acceso. Para efectos de este ejemplo se selecciona FP01- Documento Financiero Programado.
- Tipo: seleccionar el tipo de documento que se quiere programar, este puede ser Factura, Notas de Crédito, Notas de Cargo, ya sea de Cuentas por Pagar o Cuentas por Cobrar. Por ejemplo, GF01. Factura de Cuentas Por Pagar.
- Referencia: este campo es opcional. Se incluye para referir a un documento externo. Por ejemplo, un número de contrato.
- Concepto: describir brevemente el documento que se registra. Por ejemplo, Arrendamiento de Oficina.
- Entidad: introducir la clave de la Entidad de la que se emitirá el documento o pulsar la tecla F5 para desplegar el Catálogo de Entidades y seleccionar el cliente o proveedor que corresponda. Por ejemplo, Inmobiliaria.
- Fecha de Inicio: indicar la fecha de inicio de vigencia del contrato, es decir, la fecha a partir de la cual comenzará a correr el periodo de recurrencia.
- Fecha de Término: si la programación es por tiempo definido, indicar la fecha de término, esto es la fecha en la cual dejarán de emitirse los Documentos Financieros.
- Periodos Contratados: si la programación es por un número determinado de emisiones, indicar el número de periodos contratados.
Nota:Si los campos de fecha de término y periodos contratados quedan vacíos, se emitirán los Documentos Financieros de manera indefinida mientras el contrato siga activo. Tomar en cuenta también, que estos campos son excluyentes, es decir, solo se debe indicar uno de ellos para definir la terminación del contrato.
- Indicar las condiciones de la suscripción o contrato. A continuación, se explica la aplicación de esos campos.
Programación Semanal:
Ciclos semanales: indica cada cuántas semanas se va a emitir el Documento Financiero. Por ejemplo, si la factura se emite cada semana, se indica 01 ciclos semanales y si es cada dos semanas, se indican 02 ciclos semanales.
Día Semana Corte: indica el día de la semana en que se emite la factura.
Día Semana Pago: indica el día de la semana en que se realiza el pago o cobro.
Semanas Plazo: indica en qué semana se va a realizar el pago o cobro.
Caso Práctico con las siguientes suposiciones:
- Fecha de inicio del documento: 1º de junio.
- Día Semana Corte: lunes.
- Día Semana Pago: jueves.
- Semana Plazo: 00
La factura se emitiría el lunes 2 de junio y el pago de la factura sería el jueves 5 de junio.
- Semana Plazo: 01
La factura se emitiría el lunes 2 de junio y el pago de la factura sería el jueves 12 de junio.
Programación Mensual:
Ciclos Mensuales: indica cada cuántos meses se va a emitir la factura de cuentas por pagar o la factura de cuentas por cobrar. Por ejemplo: si la factura se emite cada mes, se indica 01 ciclos mensuales y si es cada dos meses, se indican 02 ciclos mensuales.
Día Corte: indica el día en que se emite la factura.
Día Pago: indica el día en que se realiza el pago o cobro.
Mes Plazo: indica en qué mes se va a realizar el pago o cobro.
Caso Práctico con las siguientes suposiciones:
- Fecha de inicio del documento: 1º de junio.
- Día Corte: cada 5 de mes.
- Día Pago: cada 30 de mes.
- Mes Plazo: 00
La factura se emitiría el 5 de junio y el pago de la factura sería el 30 de junio.
- Mes Plazo: 01
La factura se emitiría el 5 de junio y el pago de la factura sería el 30 de julio.
Día Semana Anterior: esta casilla aplica cuando la empresa tiene un día fijo de pago, por ejemplo, la empresa paga los Viernes. Si la casilla está activada se indica que el pago se realizará el día fijado (viernes) anterior al Día Pago, en caso contrario, el pago se realizará el día fijado (viernes) posterior al Día Pago.
Caso Práctico:
- La factura se paga el día 30 de cada mes.
- La empresa paga los viernes.
- En junio el día 30 es lunes.
Si la casilla está activada el pago se realizaría el viernes 27 de junio y si la casilla está desactivada el pago se realizaría el viernes 4 de julio.
- Guardar el registro con Ctrl+G o pulsar el botón de Guardar de la Barra de Herramientas.
Nota: la casilla Aplicar funciona para que la cuenta por pagar o por cobrar que se genere en un estatus de Aplicada.
Edición de Partidas #
Para generar una nueva partida se puede usar Ctrl + A o el botón de Añadir que se encuentra en la barra de herramientas.
Indicaciones
- Ítem: introducir la clave del ítem o en su caso pulsar la tecla F5 para desplegar el catálogo de ítems y seleccionar el concepto correspondiente.
- Cantidad: indicar la cantidad del ítem.
- Precio Unitario: indicar el precio del bien o servicio antes de impuestos.
- Fecha de Término: si la contratación del concepto es por tiempo definido, indicar la fecha de término, esto es, la fecha en la cual dejará de incluirse el concepto de la partida en la emisión de los Documentos Financieros.
- Periodos Contratados: si la contratación del concepto es por periodos de tiempo, indicar el número de periodos contratados de la partida.
- Guardar el registro con Ctrl+G o pulsar el botón de Guardar de la Barra de Herramientas.
Nota: cada partida que se añade a la suscripción o contrato puede tener sus propias fechas de término y corte y/o periodos contratados. Ejemplo: Si en el contrato de arrendamiento se realiza un único pago por concepto de fianza y además el pago de la renta mensual; la partida correspondiente a la fianza tendrá configurado 1 periodo contratado para que solo se emita la primera vez y la partida de la renta mensual tendrá configurada una fecha de término específica.
Para concluir el registro, regresar a la pestaña de Edición de Datos y presionar el botón de Activar. La persona responsable de autorizar el contrato debe presionar el botón Aplicar para que el documento se pueda procesar.
Generación de Suscripciones y Contratos #
Una vez elaborado el Documento, es necesario realizar el proceso de Generación de Suscripciones y Contratos, el cual emitirá las cuentas por pagar o por cobrar correspondientes.
Para acceder a este procedimiento, utilizar la siguiente ruta: Funciones/Finanzas/Generación de Suscripciones y Contratos
Al seleccionar el procedimiento, se abrirá la siguiente pantalla:
La pantalla indica los Documentos de Suscripciones y Contratos con la fecha de corte más lejana.
Se debe pulsar el botón de OK, para que se generen todas las cuentas por pagar o por cobrar que tienen registrada esa fecha de corte. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Dar clic en el botón “Si”.
A continuación, aparecerá un cuadro de diálogo donde se indica que el proceso se generó satisfactoriamente y se mostrarán las facturas generadas.
Validar los datos antes de Aplicar las facturas de cuentas por pagar o por cobrar. La aplicación de las facturas se realiza con base en las políticas de cada empresa, ya que se debe definir a las personas que tengan esta atribución.
La factura impresa se muestra de la siguiente manera:
