Introducción #

En el presente documento explica el procedimiento de compra a recepción de bienes y servicios.

Órdenes de Abastecimiento #

El registro de las órdenes de compra tanto de bienes como de servicios se realiza a través de Órdenes de Abastecimiento.

Para acceder Órdenes de Abastecimiento se sigue la siguiente ruta:

Funciones/Abastecimiento/Órdenes de Abastecimiento

Las Órdenes de Abastecimiento (orden de compra) se elaboran por medio de dos secciones que incluyen la Edición de Datos y la Edición de Partidas.

Edición de Datos #

En esta sección se introducen los datos generales de la orden de compra.

Para generar un nuevo registro se puede usar Ctrl + A o el botón de Añadir que se encuentra en la barra de herramientas.

Nota: los espacios resaltados en rojo son obligatorios y se deben validar para su correcta aplicación. Si la organización requiere configuración de campos obligatorios, esto se realiza en el Diccionario de Series.

Pasos:

1. Serie: seleccionar la serie de la orden de compra que corresponde de acuerdo con la sucursal de que se trate. Al hacer clic para desplegar la lista de selección, el sistema mostrará las diferentes Series de Documento a las que tiene acceso.
2. Fecha: el sistema genera automáticamente la fecha en que se hace el registro.
3. Referencia: este apartado es opcional. Utilizar alguna referencia externa del documento, como por ejemplo el número de pedido que proporcione el proveedor.
4. Notas: incluir una breve descripción general de lo que se está comprando, para identificar rápidamente el concepto de la compra en reportes y consultas. Ejemplo: Compra de productos de limpieza.
5. Proveedor: introducir la clave del proveedor al cual se le realiza la compra o en su caso pulsar la tecla F5 para desplegar el catálogo de proveedores y seleccionar el que corresponda.
6. Almacén: indicar la clave del almacén donde se entregarán los bieneso en su caso pulsar la tecla F5 para desplegar el catálogo de almacenes y seleccionar la opción deseada.
7. Entregar: indica el lugar de entrega de los bienes cuando éste es diferente a la dirección mostrada en el almacén.
8. Guardar el registro con Ctrl+G o pulsar el botón de Guardar de la Barra de Herramientas .
9. Al guardar el sistema asignará automáticamente el Folio interno de Orden Ejemplo: AO01-000483.

Nota: Los datos de que se enumeran a continuación, se reflejan automáticamente en caso de que así hayan sido dados de alta los proveedores en el Catálogo de Entidades:

• Contacto: indica el nombre de la persona que se tiene como contacto con el proveedor seleccionado.
• Lista de precios: seleccionar la lista en caso de que el proveedor haya proporcionado una lista de precios de sus productos.
• Términos: especifica el lugar de entrega y los gastos logísticos que se incluyen en la compra (incoterms). Por ejemplo: DAP. Entregado en el Punto de Destino.
• Condiciones: indica las condiciones de pago pactadas con el proveedor, ya sea de contado o a crédito. IMPORTANTE: en caso de que el proveedor esté dado de alta con pago a crédito, se debe verificar el Plazo Neto en la misma pantalla .
• Seguro: indica si es el caso, el nombre de la aseguradora que tiene el proveedor para sus entregas y su respectivo número de póliza.
• Transporte: muestra el método de transporte o el nombre de la compañía que hace el servicio de transporte.
• Aduana: indica la aduana en caso de tratarse de material importado.
• Puerto Origen y Puerto Destino: indica los puertos de embarque en caso de tratarse de material importado.

Compras en Moneda Extranjera

Al momento de seleccionar el proveedor al cual se le realiza la compra, la orden de abastecimiento indicará automáticamente en los campos que hacen referencia a los importes de la compra, el tipo de moneda que se usará en la transacción. Esto es, porque cuando se da de alta el proveedor, en los parámetros de configuración se indica la divisa con la que opera este proveedor.

Si la orden de compra se realiza en otra moneda distinta a la que utiliza el proveedor, seleccionar de la lista desplegable del campo Moneda.

Para mayor detalle, Ver Manual de Importaciones.

Si el proveedor usa una moneda extrajera, en el campo de Paridad Presupuesto se indica el tipo de cambio que existe entre la moneda de la orden y la moneda nacional a la fecha de elaboración de la orden. Por ejemplo:

Esta paridad del presupuesto se utiliza para expresar la orden de compra en moneda nacional para fines presupuestales. En caso de utilizar control presupuestal restrictivo, el valor de la orden en moneda nacional se comparará con la disponibilidad del presupuesto. Ver Manual de Compras con Control Presupuestal Restrictivo.

Edición de Partidas #

En esta sección se registran los datos cuantitativos de los conceptos que se van a comprar a través de la Orden de Abastecimiento.

Para generar una nueva partida se puede usar Ctrl + A o el botón de Añadir que se encuentra en la barra de herramientas.

Nota: los espacios resaltados en rojo son obligatorios y se deben validar para su correcta aplicación.

Pasos:

1. Ítem: introducir la clave del ítem o en su caso pulsar la tecla F5 para desplegar el catálogo de ítems y seleccionar el concepto correspondiente.
2. Cantidad: indicar la cantidad que se va a adquirir.
3. Precio Unitario: indicar el precio del bien o servicio que se va a adquirir antes de impuestos. Si proveedor está configurado con lista de precios, éste aparecerá automáticamente.
4. Entrega: indica la fecha pactada de entrega del bien.
5. Programada: indica automáticamente la fecha pactada originalmente. Posteriormente se puede modificar por una nueva fecha de entrega, ya sea por indicación del proveedor o por alguna causa emergente.
6. Guardar el registro con Ctrl+G o pulsar el botón de Guardar de la Barra de Herramientas.

Nota: Si es necesario añadir más partidas a la orden de compra, repetir los pasos 1 a 6. El sistema irá mostrando el número de partidas que se registren.  Ejemplo: Partida 1 de 2.

Para concluir el registro de la Orden de Abastecimiento se debe regresar a Edición de datos y presionar el botón de Activar, el cual indica que se han terminado de capturar los datos.

Al activarse la orden, se debe autorizar por la persona del área de compras que tenga esa atribución y se hace utilizando el botón Aplicar.

Otros Botones:

Autorizar: se usa en caso de que el ítem tenga un control presupuestal restrictivo. (Ver Manual de Compras con Control Presupuestal).

Validar: se habilitaen caso de usar firma electrónica y sirve para validar que el registro no ha sido modificado con respecto a lo ya firmado.

Cerrar: en caso de que, en la fecha de entrega de la compra se reciban menos bienes de lo solicitado y se acepte esa situación, se debe aplicar la Entrada de Proveedores (Ver la sección de Entrada de Proveedores) para que se habilite el botón de Cerrar de la Orden de Abastecimiento, lo que implica que ya no se desea recibir más bienes y no quedan entregas pendientes.

Una vez Aplicada la orden de compra, en la pestaña de Edición de partidas se ve reflejada como Ordenada la cantidad solicitada de cada partida como se muestra a continuación:

Documento impreso de orden de abastecimiento #

Cuando se aplica la orden de compra se puede obtener un documento impreso para resguardo y envío al proveedor si así es requerido, el cual se puede ver utilizado Ctrl+W o pulsando el botón de Mostrar en la barra de herramientas.

Utilizar los botones de la barra de opciones de la vista precia para imprimir o enviar por correo.

El documento detalla la descripción de los solicitado, cantidades, fechas de entrega, precios e importes.

Entrada de Proveedores #

Cuando el proveedor entrega los bienes o servicios solicitados, el responsable del Almacén deberá acceder a la Orden de Abastecimiento correspondiente de lo que se está recibiendo. Se puede acceder a la Orden de Abastecimiento tanto desde la Función de Abastecimiento o desde el Flujo de Trabajo.  

Una vez estando en la Orden correspondiente, presionar el botón Generar para emitir el Documento de Entrada de Proveedores.

Al hacer esto, se abre la pantalla de Movimientos de Materiales.

La Entrada de Proveedores puede ser de serviciosybienes (productos no perecederos y productos perecederos).

Edición de Datos #

Folio: el sistema da automáticamente el número de documento al cual está asociada esa entrega. El prefijo IA hace referencia a que es una Entrada de Proveedores.

Serie: el sistema da automáticamente la serie que corresponde.

Referencia: se usa como control interno y se puede indicar algún número de documento del proveedor, por ejemplo, el número de remisión con la que está entregando el proveedor.

Concepto: el sistema copia la nota de la orden de compra, donde se incluye una breve descripción de lo que se está adquiriendo. Ejemplo: Compra de productos de limpieza.

Ya sea que se trate de una Recepción de Servicios, Bienes Perecederos, Bienes No Precederos, con control de serie o lote, la Edición de Datos se realiza de la misma manera. La Edición de Partidas cambia en relación con los datos que se deben incluir ya que el tratamiento de cada material es distinto. Los pasos que se deben seguir en cada caso se detallan más adelante.

Edición de partidas de recepción de servicios #

En la pestaña de Edición de Partidas se valida la recepción del servicio con respecto a lo solicitado en la orden de compra. Un servicio no es inventariable, por lo que únicamente se indica su recepción y no se controla la existencia.

Validar la Cantidad solicitada. En caso de que se entregue una cantidad diferente, se modifica para registrar lo que realmente se está recibiendo.

Edición de partidas de bienes #

En la pestaña de Edición de Partidas se valida la entrada del ítem con respecto a lo solicitado en la orden de compra. El sistema muestra todas las partidas relacionadas a esta entrada de proveedor.

Validar la Cantidad solicitada. En caso de que se reciba una cantidad diferente de producto se modifica para registrar lo que realmente está entrando al almacén.

Edición de partidas de productos perecederos y control de lote #

Cuando se hace una compra de productos perecederos, es necesario añadir datos adicionales a la entrada de inventario ya que estos productos cuentan con un diferente tratamiento.

Estos datos son obligatorios y se incluyen en la pestaña de Edición de Partidas.

Pasos:

1. Validar la Cantidad solicitada. En caso de que se reciba una cantidad diferente de producto se modifica para registrar lo que realmente está entrando al almacén.
2. Número de Serie: incluir el número de lote o en su caso el número de serie que el proveedor proporciona a la entrega del producto.
3. Caducidad: incluir la fecha de caducidad del producto entregado.
4. Caducidad Límite: indica la fecha límite de caducidad si es distinta a la anterior.

En caso de no indicar los datos solicitados en este tipo de ítems, el sistema no dejará Asignar el movimiento y al intentar guardar la partida mostrará el siguiente mensaje:

Para concluir el registro de la Entrada de Proveedores se debe regresar a la pestaña de Edición de datos y presionar el botón de Activar, el cual indica que se han terminado de capturar los datos.

Una vez que se activa la entrada se habilita el botón de Asignar, ese botón es usado para notificar que la mercancía se recibió, pero se encuentra en un estado de “Tránsito” para su revisión, lo cual hace que la mercancía no esté disponible aún.

Nota: Este estatus también se utiliza para cuando se desea realizar una distribución de gastos por algún concepto que afecte el costo unitario de entrada de inventario (fletes, aranceles, impuestos, otros gastos logísticos). Ver el Manual de Distribución de Gastos al Valor del Inventario.

En caso de no requerir de esa situación intermedia, se asigna la entrada y se procede a Aplicar directamente.

Al aplicar la Entrada de Proveedores se puede ver reflejada la existencia y disponibilidad del producto, como se muestra a continuación:

Documento impreso de recepción de bienes o servicios #

Cuando se aplica la Entrada de Proveedores se puede obtener un documento impreso para resguardo, el cual se puede ver utilizado Ctrl+W o pulsando el botón de Mostrar en la barra de herramientas.

El documento muestra la mercancía o servicio recibido con sus respectivas descripciones, cantidades, precios e importes y también muestra la orden de compra a la que está relacionada la Entrada de Proveedores.