Introducción #

Los consumibles son suministros y accesorios que son adquiridos para ser utilizados dentro de las actividades propias de la Empresa. Ejemplos de esta clase de materiales: paquete de hojas, tóner de impresoras, artículos de limpieza, librería e higiene.

Configuración Previa #

• Configuración de Diccionario Ítems (Ver Manual).
• Configuración de Diccionario de Configuración de Ítems (Ver Manual).

Alta de Ítem tipo Consumibles #

A continuación, se describen los pasos a seguir para el registro de un consumible en el catálogo de ítems, considerar que en el presente documento se describen los campos más relevantes para el alta de un ítem. Para mayor detalle del contenido del catálogo, consultar el Manual de Referencia “Catálogo de Ítems”.

1. Ingresar a Funciones / Inventarios/ Catálogo de Consumibles.

2. Añadir un nuevo registro con Ctrl + A o con el botón Añadir de la barra de herramientas.
3. Registrar la información en las pestañas correspondientes, como se describe a continuación:

Edición de Datos #

Ítem: consecutivo del ítem que se está registrando, la clave se asigna de forma automática al guardar los cambios del nuevo registro (utilizando Ctrl+G o el botón de Guardar de la barra de herramientas).

Tipo de Ítem: seleccionar el tipo de ítem que haga referencia al insumo que se está registrando o editando. Los tipos de ítem se deben registrar previamente para que se muestren en este campo, los tipos de ítem se dan de alta en el Diccionario de Ítems.

Nombre: nombre corto que identificará al ítem dentro de la operación interna.

Unidad: unidad de medida con la que se almacena el ítem ya sea de volumen, peso, longitud, entre otros.

Tipo: seleccionar el tipo de material, previamente configurado en el Diccionario de Configuración de Ítems. Para este ejemplo, utiliza CON. Consumible.

Concepto: descripción detallada del ítem, campo más amplio para el nombre o descripción del ítem. Para fines de formatos de impresión y de facturación la configuración tomará primero lo registrado en el campo Concepto, en caso de que éste se encuentre vacío se tomará la información registrada en el campo nombre.

Notas: observaciones complementarias al ítem.

Tasa IVA: indica el porcentaje correspondiente de IVA para el ítem que se registra.

Tasa Estatal, Tasa impuesto, Tasa Retención ISR, Tasa Retención IVA, Tasa Retención Estatal: indican los porcentajes correspondientes de impuesto y de retención de impuestos, dependiendo si aplica o no al tipo de ítem de que se trate.

Parámetros de configuración previa

Los parámetros se configuran previamente en el Diccionario de Configuración de Ítems con base en el tipo de ítem. Para el caso de consumibles, se debe realizar la siguiente configuración:

Compras: activa para que los insumos se muestren en las Órdenes de Abastecimiento (AO) en caso contrario los insumos no se mostraran y no se podrá realizar el abastecimiento.

Inventario: activa para que el ítem funcione como inventariable, aumentando y disminuyendo sus existencias por los consumos realizados.

Consumo: activa para que el ítem funcione como consumible y pueda utilizarse para consumo interno por medio de requisiciones de abastecimiento.

Facturable: indica que el ítem puede ser facturado.

Parámetros opcionales

Los siguientes parámetros se activan con base en el ítem que se está registrando. Para el caso de consumibles, se pueden activar las siguientes casillas:

Precio Compras Abierto: al activarlo permite registrar cualquier precio en la orden de compra, en caso de no habilitarlo será necesario que el material forme parte de una lista de precios.

Descuento Compras Abierto: al activarlo, permite que el usuario pueda modificar el tipo de descuento de compras relacionado con el ítem.

Número de Lote: activa si el ítem se controla por un número de lote.

Número de Serie: activa si el ítem se controla por un número de serie.

Perecedero: activa si el ítem se controla como perecedero para el control de caducidades en el sistema.

Afecta ISR, Afecta IETU, Integra IVA, IVA Exento: si estas casillas están activas, el ítem afectará al impuesto correspondiente a la bandera, en caso contrario, el ítem no aplicará el impuesto.

4. Ve a la pestaña “Cuentas Compras” para asignarle la cuenta contable de gastos que corresponda a este consumible. Para hacerlo colócate en el campo Cuenta Gasto y presiona F5 para que se despliegue el listado de cuentas y selecciona la cuenta de Papelería que aplica a este ejemplo.

5. Guardar los cambios y presionar el botón Activar que se encuentra en la pestaña de Edición de Datos para concluir el registro.