Objetivo #
El presente documento explica el contenido de los campos y los parámetros que se requieren para dar de alta a un proveedor en el Catálogo de Entidades.
Configuración previa #
Configuración de los Diccionarios de Entidades. Los Diccionarios de Entidades son clasificadores que nos ayudaran a configurar a cada proveedor para la emisión de reportes.
Alta de Proveedores #
- Para dar de alta un proveedor, ingresar a Funciones/Entidades/Catálogo de Proveedores.
- Agregar un nuevo registro presionando las teclas Ctrl+A o dando clic en el botón Añadir que se localiza en la barra de herramienta.
- Ingresar la información básica del Proveedor, como se describe a continuación:
Edición de Datos #
Para efecto del alta de un Proveedor se llenan los siguientes campos:
Nota: Tomar en cuenta que los campos en color amarillo al dar de alta un nuevo registro son datos configurados como obligatorios en tu organización.
Clave: consecutivo que asigna el sistema al dar de alta una nueva Entidad.
Entidad: seleccionar el tipo de Entidades que corresponde, en este caso se deberá seleccionar la de Proveedores.
Nombre: indicar el nombre comercial del proveedor.
Denominación: indicar la razón social o nombre completo del Proveedor.
Contacto: indicar el nombre de la persona con la que se tiene contacto o relación dentro de la empresa del proveedor.
Clave Idioma: Clave del idioma con el que opera el proveedor para efectos de envío de documentos.
Calle, Colonia, Población, C.P., Teléfonos, Fax, E-Mail y Web: indicar los datos principales y necesarios para localizar al proveedor que se registra.
Localidad: Utilizar F5 para seleccionar la localidad que corresponda y que incluye el país, estado y municipio del cliente.
Moneda: seleccionar ladivisa con la que operará esta entidad.
Régimen Fiscal: seleccionar el régimen al que pertenece el proveedor, campo para efectos de Facturación Electrónica, Contabilidad Electrónica y otros informes fiscales.
RFC: indicar el Registro Federal de Contribuyentes del proveedor.
Para más información de los demás campos disponibles, consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
Parámetros #
En la pestaña Parámetros, las casillas se activan automáticamente cuando se ha seleccionado el Tipo de entidad en la pestaña anterior. Para mayor detalle consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
A continuación, se muestra un ejemplo de los parámetros de un proveedor:
Parámetros de Configuración Previa
Los parámetros se configuran previamente en el Diccionario de Configuración de Entidades con base en el tipo de Entidad.
Para el caso de proveedores, se debe realizar la siguiente configuración:
Proveedor: se activa para el proveedor pueda usarse en Órdenes de Abastecimiento.
Pagar: se activa para poder generar egresos bancarios (BE).
Contribuyente: se activa para indicar que la Entidad se debe considerar para fines de las obligaciones fiscales.
Otros parámetros pueden aplicar dependiendo si el proveedor cumple con otras funciones, tales como ser productor externo o actuar también como cliente.
Clasificadores
Los clasificadores se configuran previamente en los distintos Diccionarios de Entidades.
Clasificadores como Sector, Transporte, Aduana, Puertos, entre otros, se encuentran en el lado izquierdo de la ventana. Estas etiquetas te ayudarán a clasificar la información para estadísticas de compras, establecer términos de compra y logística.
Finanzas #
En la pestaña Finanzas se realiza la parametrización financiera pactada con el proveedor y de acuerdo con la configuración previa de los Diccionarios de Entidades. Para mayor detalle consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
A continuación, se muestra un ejemplo de los parámetros de un proveedor:
Términos: selecciona los términos comerciales de entrega (incoterms) que se han acordado con el Proveedor.
Condiciones: selecciona las condiciones o tipo de pago en las que se le pagará al Proveedor: Pago en una sola exhibición o en Parcialidades
Plazo Neto: indica el plazo de crédito en días que otorgas al proveedor
Factor IVA/ Factor Estatal/ Factor Impuesto: indicar el factor que aplique a cada Proveedor. Por ejemplo, si es un proveedor extranjero, se usa un factor IVA del 0%; si es un proveedor de franja fronteriza, se usa un factor IVA del 50%.
Forma de Pago: selecciona la forma de pago, ya sea en efectivo, transferencia electrónica, entre otras.
Banco: en este campo se configura la cuenta bancaria en la que normalmente se realizan los pagos a los proveedores. Utiliza F5 para seleccionar la cuenta bancaria de la lista desplegable.
Límite de Crédito: indica el monto de límite de crédito acordado con el proveedor.
Ítems por Proveedor #
En la pestaña Ítems Compra se pueden especificar los Ítems que se le pueden comprar al Proveedor que se está registrando, de esta forma se tiene un control de las compras por proveedor. Para seleccionar los ítems, estos deben ser trasladadas del recuadro izquierdo al derecho.
Contabilidad #
La pestaña Contabilidad se llena automáticamente según el tipo de Entidad, con las correspondientes cuentas pre-configuradas en el Diccionario de Entidades.
Finalmente, guarda los cambios utilizando Ctrl+G y presiona el botón Activar para concluir el registro y pueda ser utilizado por la organización. La clave del cliente la dará automáticamente el sistema una vez que se guarde el registro.
