Introducción #

El presente documento explica el contenido de los campos y las pestañas que componen una Órden de Abastecimiento.

Acceso a Órdenes de Abastecimiento #

Para ingresar seleccionar Funciones/Abastecimiento/Órdenes de Abastecimiento:

Edición de Datos #

Orden: se divide en dos secciones separadas por un guion. La primera parte representa la serie de acuerdo con el documento que se realiza, en el caso de estas órdenes se utilizan la serie AO. En la segunda parte se agrega de manera automática el número consecutivo del documento.

Partidas: número de partidas existentes en este pedido. Aparece automáticamente cuando se crean partidas en la siguiente pestaña.

Serie: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona la serie de la orden de abastecimiento que se está creando.

Fecha: fecha en la cual se elabora el documento, este campo aparece de forma automática en formato DD-MM-AAAA.

Periodo: mes y año al que corresponde la orden de abastecimiento.

Referencia: se utiliza para escribir el folio de algún documento que esté directamente relacionado con la orden.

Notas: descripción o especificaciones de la orden.

Proveedor: entidad a la que se le realiza la compra. Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Proveedores y seleccionar el que corresponda.

Contacto: nombre de la persona con quien se debe tratar cualquier asunto relacionado con ese proveedor. Este se llena automáticamente si está registrado en la entidad del Proveedor, en caso contrario, se podrá incluir manualmente.

Almacén: almacén al cual llegará la mercancía que se está comprando en el momento de la entrega. Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Almacenes y seleccionar el que corresponda.

Entregar: se refiere a otra ubicación en la que se desea se entregue el material. (Dirección alternativa de entrega). Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Entidades de Entrega y seleccionar la que corresponda.

Notificar: seleccionar si es el caso, a un tercero que deba ser avisado de la orden (ejemplo: agente aduanal). Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Notificaciones y seleccionar el que corresponda.

Lista de precios: lista desplegable en la que se muestran las Listas de Precios que pueden seleccionarse para el proveedor correspondiente, dada de alta previamente en el apartado de Lista de Precios de Abastecimiento.

Entrega: fecha en que se tiene programada la entrega de la mercancía de toda la orden (automáticamente aparece la fecha del alta de la orden).

Plazo Neto: número de días máximo que se tienen para pagar al proveedor en condiciones normales, contados a partir de que recibe la factura.

Plazo Pronto: número de días máximo que se tienen para pagar al proveedor y hacerse acreedor a un descuento financiero previamente estipulado en el campo Tasa Pronto, contado a partir de que recibe la factura.

Vence Neto: fecha de vencimiento de la factura a partir de la cual se comenzarán a cobrar intereses moratorios. Se muestra en formato DD-MM-AAAA.

Vence Pronto: fecha de vencimiento de la factura de manera que se pueda otorgar un descuento por pronto pago. Se muestra en formato DD-MM-AAAA.

Tasa Mora: porcentaje de penalización que se aplicará en caso del pago tardío de la factura. Esto es, en caso de pagar después del Plazo Neto. 

Tasa Pronto: porcentaje de la factura que se descontará en caso de pagar dentro del Plazo Pronto.

Tasa Penalización: porcentaje de penalización que se aplicará en caso de entrega tardía.

% Límite Penalización: porcentaje límite de penalización de la orden.

Límite Penalización: monto límite de penalización de la orden.

Los siguientes campos se llenan automáticamente, ya que son previamente establecidos en el Catálogo de Entidades y se les da valores predeterminados, aunque también pueden ser editados manualmente si es el caso:

Términos: se muestra una lista desplegable en la que se seleccionan los términos comerciales de la compra (incoterms). Por ejemplo: DAP. Entregado en el Punto de Destino.

Condiciones: se muestra una lista desplegable en la que se seleccionan las condiciones de pago. 

Seguro: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona la empresa aseguradora contratada, en caso de contar con alguna o la póliza de seguro que se contrató. 

Transporte: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona el medio de transporte en el que se trasladará la mercancía o el nombre de la compañía transportista. 

Aduana: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona la aduana que corresponda en caso de tratarse de un material importado.

Puerto Origen: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona el puerto de dónde sale la mercancía en caso de tratarse de material importado.

Puerto Destino: se muestra una lista desplegable en la que se selecciona el puerto a dónde llegará la mercancía, en caso de tratarse de material importado.

Clave Externa: clave externa de la orden en caso de haber sido importada a través de interfase.

Moneda: lista desplegable para seleccionar la moneda con la cual operará la orden de abastecimiento.

Los siguientes campos son informativos y se llenan automáticamente una vez que se indica la información correspondiente en la pestaña de Edición de Partidas:

Subtotal: monto por pagar de la mercancía pedida por al proveedor, antes de impuestos.

IVA.: Impuesto al Valor Agregado que genera la mercancía.

Factor I.V.A.: factor de IVA que aplica.

Total: monto que deberá ser pagado después de aplicar los impuestos.

Paridad Presupuesto: factor de equivalencia o paridad que existe entre la moneda que maneja la Entidad (proveedor)respecto a la moneda nacional.

Campos para cargar archivos de soporte:

Soporte Técnico, Legal, Comercial y Documental: añadir archivos de soporte previamente cargados en una carpeta dentro del aplicativo de LOVIS EOS.

Edición de Partidas #

Orden: número de orden que se creó previamente en la pestaña Edición de Datos, éste aparece automáticamente.

Partida: número de partidas con las que cuenta el documento, en el primer recuadro aparece la partida que se está consultando mientras que en el segundo aparece el número total de partidas que tiene el documento.

Fecha: fecha en la cual se está elaborando el documento, este campo aparece en formato DD-MM-AAAA, corresponde al campo Fecha en Edición de Datos

Ítem: ítem que se solicita comprar en a la orden de abastecimiento. Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Ítems y seleccionar el que corresponda.

Centro: se selecciona el centro de costos al que corresponda la compra, en caso de que la situación lo requiera. Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Centros de Costos y seleccionar el que corresponda.

Proyecto: se selecciona el proyecto al que corresponda la compra, en caso de que la situación lo requiera. Utilizar F5 para desplegar el Catálogo de Proyectos y seleccionar el que corresponda.

Referencia: folio de algún documento que esté directamente relacionado con esta partida en específico.

Cantidad: número de unidades que se comprarán del ítem correspondiente a la partida.

Margen: para ítems que se compran a granel, la cantidad a entregar no necesariamente es exacta. Para estos casos, este campo indicará el porcentaje máximo de producto adicional que podrá ser recibido.

Precio Unitario: precio unitario antes de impuestos del ítem.

Tasa Descuentos: porcentaje de descuento otorgado sobre el ítem, si es el caso.

Neto: importe correspondiente a la diferencia del precio unitario, menos el descuento unitario.

Entrega: especifica día, mes y año en que será surtida esta partida de acuerdo con las negociaciones realizadas con el proveedor. Aparece automáticamente la fecha de entrega configurada en Edición de Datos.

Programada: permite ingresar una fecha reprogramada de entrega. Bajo el entendimiento de que la fecha de entrega cambie constantemente, este campo se mantiene habilitado incluso después de haber sido aplicada la orden.

Notas: indicaciones o comentarios específicos de esta partida.

Soporte Documental: campo para carga de archivo como soporte documental para la partida.

Campos informativos del Estado de la Orden:

Cantidad: número de unidades solicitadas en la partida.

En Tránsito: cantidad de ítem que está en tránsito para ser entregada en nuestro almacén.

Recibida: número de unidades del ítem que ya han sido recibidas.

Devuelta: número de unidades que han sido devueltas al proveedor.

Pendiente: número de unidades que están pendientes de recibirse.

Campos informativos del Almacén de recepción seleccionado:

Inventario Mínimo: stock de seguridad que se debe tener del ítem.

Punto de Reorden: cantidad de ítem mínima que se debería tener en el inventario.

Ordenado: cantidad de ítem que se ha ordenado para ingresar a algún almacén.

En Tránsito: cantidad de ítem que está en tránsito para ser entregada en algún almacén.

Existencia: cantidad total de ítem que se encuentra en inventario, independiente de su disponibilidad o de su asignación.

Reservado: cantidad total de ítem que se encuentra reservada.

Asignado: cantidad de ítem que fue asignada a algún movimiento.

Asignable: cantidad de ítem que se puede asignar.

Pedido: cantidad de ítem que se ha solicitado por pedidos de ventas o requisiciones de abastecimiento.

Disponible: cantidad de ítem que está disponible en el almacén para cualquier operación. Se calcula de la siguiente manera: Existencia – Reservado – Asignado – Pedido.

Campos financieros informativos de la partida (lado izquierdo) y del total de la orden (lado derecho):

Subtotal: expresa la multiplicación del monto del ítem por la cantidad.

Tasa Impuesto: porcentaje de Impuesto que se pagará con respecto al Subtotal.

Impuesto: impuesto del ítem, se puede aplicar un impuesto diferente al estatal y al IVA en caso de existir.

Tasa IVA: porcentaje de IVA que se pagará con respecto al Subtotal.

IVA: monto correspondiente al Impuesto al Valor Agregado.

Tasa Estatal: porcentaje que se aplicará de acuerdo con el Impuesto Estatal.

Estatal: monto del impuesto que se obtiene de acuerdo con el Subtotal y a la Tasa Estatal.

Tasa Retención ISR: porcentaje correspondiente a la retención del ISR para la partida.

Retención ISR: importe de la retención del ISR.

Tasa Retención IVA: porcentaje correspondiente a la retención del IVA para la partida.

Retención IVA: importe de la retención del IVA.

Tasa Retención Estatal: porcentaje correspondiente a la retención del del Impuesto Estatal para la partida.

Retención Estatal: importe de la retención del Impuesto Estatal.

Total: total del monto a pagar considerando subtotal más impuestos varios.

Lista de Registros #

En la pestaña de Lista de Registros se observa toda la información registrada en la pestaña Edición de Datos en formato de tabla. En esta pestaña también se incluye un registro de las modificaciones realizadas a cada Orden de Abastecimiento. Las columnas que muestran la bitácora de cambios son:

Cerrado: indica mediante un “1” si el botón Cerrar de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.

Usuario Cerrado: nombre del usuario que presionó el botón Cerrar de la Pestaña Edición de Datos.

Fecha Cerrado: fecha y hora en que el botón de Cerrar de la pestaña de Edición de Datos fue activado.

Liberado: indica mediante un “1” si el botón Liberar de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.

Usuario Liberado: nombre del usuario que presionó el botón Liberar de la Pestaña Edición de Datos.

Fecha Liberado: fecha y hora en que el botón de Liberar de la pestaña de Edición de Datos fue activado.

Aplicado: indica mediante un “1” si el botón Aplicar de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.

Usuario Aplicado: nombre del usuario que presionó el botón Aplicar de la Pestaña Edición de Datos.

Fecha Aplicado: fecha y hora en que el botón de Aplicar de la pestaña de Edición de Datos fue activado.

Usuario Alta: nombre del usuario que dio de alta la Orden de Compra en la fila seleccionada.

Fecha Alta: fecha y la hora en que se dio de alta la Orden de Compra seleccionada.

Usuario Cambio: nombre del último usuario que realizó un cambio en la Orden de Compra seleccionada.

Fecha Cambio: fecha y la hora exacta en la que se realizó el último cambio en la Orden de Compra seleccionada.

Usuario Baja: nombre de usuario de la persona que dio de baja la Orden de Compra seleccionada.

Fecha Baja: fecha y la hora en la que se dio de baja la Orden de compra seleccionada.

Baja: indica mediante un “1” si el campo Baja de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.