Introducción #
Un saldo pequeño es el saldo remanente de baja cuantía que queda cuando se hace la aplicación entre documentos. Este remanente normalmente se ocasiona por redondeo en cálculos que involucran tipos de cambios, IVA, pagos o cancelaciones.
La cancelación de saldos pequeños en LOVIS EOS es un proceso automático que genera las notas de abono correspondientes para la cancelación de los saldos por entidad.
Configuración para la Cancelación de Saldos Pequeños #
Para hacer una cancelación de saldos pequeños, es necesario realizar configuraciones que nos permitan poder efectuar el proceso.
- Crear un Ítem para la cancelación de saldos pequeños parametrizado de la siguiente manera:
Catálogo de ítems
Acceder al Catálogo de Ítems con la siguiente ruta: Funciones/Ítems/Catálogo de Ítems
Edición de Datos
Tipo de Ítem: Seleccionar el tipo de ítem Diversos.
Nombre: Introducir el nombre del ítem. En este caso se configura como Cancelación Saldos Pequeños.
Unidad: Seleccionar la unidad del ítem. Ejemplo, MON. Monetario.
Tipo: selecciona el tipo de configuración del ítem. En este caso, DIV. Diversos. Para que la configuración sea la correcta es necesario activar las casillas de Ventas, Compras, Precio Ventas Abierto, Precio de Compras Abierto, Afecta ISR y Positivo. Lo anterior debido a que la cancelación de saldos afecta tanto a los ingresos como a los gastos y se requiere de estos parámetros.
Cuentas Compras
Configura las cuentas que afectan a este tipo de movimientos, en este caso la cuenta “Devoluciones Compras”.
Selecciona la cuenta a la que afectará la Nota de Abono de Cuentas por Pagar para la Cancelación de Saldos Pequeños. En este ejemplo, vamos a usar “Otros Gastos”.
Cuentas Ventas
Configura las cuentas que afectan a este tipo de movimientos, en este caso la cuenta “Devoluciones Ventas”.
Selecciona la cuenta a la que afectará la Nota de Abono de Cuentas por Cobrar para la Cancelación de Saldos Pequeños. En este ejemplo, vamos a usar “Otros Ingresos”.
- Definir los montos que serán considerados como saldos pequeños para que se realice la cancelación automática de éstos. Estos montos están definidos con base en dos factores relacionados que habrá que especificar en LOVIS EOS. El primero se encuentra en la Configuración de la Empresa y el segundo en el Catálogo de Entidades.
Configuración de la Empresa
Acceder con la siguiente ruta: Archivo/Configuración de la Empresa
Una vez que accedes a Configuración de la Empresa, en la pestaña de Finanzas, se muestra la siguiente información:
Este campo de Límite Cancelación es el saldo remanente, expresado como porcentaje, que será considerado para el proceso de Cancelación de Saldos Pequeños. Este campo aplica para todos los documentos.
Ejemplo:
Si se define que el límite de cancelación como 1%.
Se tiene una factura de cuentas por pagar por un monto de $1000.00 USD y se realizó un egreso por $995.00 USD, al aplicar estos dos documentos quedará un remanente de $5.00 USD. El 1% de dicha factura es igual a $10.00 USD, por lo que el proceso de cancelación de saldos pequeños considerará los $5.00 USD y realizará la nota de abono de cuentas por pagar automática.
En el campo Cancelaciones, asegúrate de seleccionar el ítem creado en el paso anterior de Cancelación Saldos Pequeños.
Catálogo de Entidades
Acceder con la siguiente ruta: Funciones/Entidades/Catálogo de Entidades
En el Catálogo de Entidades, asigna un límite de cancelación a una entidad en particular en el campo del mismo nombre, que se encuentra en la pestaña “Finanzas”.
Este campo de Límite Cancelación es el importe máximo que podrá cancelar el proceso para esa entidad, expresado como un monto, que será considerado para el proceso de Cancelación de Saldos Pequeños. Este campo aplica únicamente para la entidad a la que está asignado.
Ejemplo:
Se define que el límite de cancelación para el Entidad es de $10.00 USD
Con la Entidad se tiene una factura de cuentas por pagar por un monto de $1000 USD y se realizó un egreso por $995.00 USD, al aplicar estos dos documentos quedará un remanente de $5.00 USD. Al estar definido que el límite de cancelación es de $10.00 USD, el proceso de cancelación de saldos pequeños considerará los $5.00 USD y realizará la nota de abono automática.
Importante: LOVIS EOS considerará la cancelación de saldos pequeños sólo si se cumplen los dos criterios establecidos, tanto en el límite de cancelación definido en la Configuración de la Empresa, como el límite de cancelación establecido en Catálogo de Entidades.
Proceso de Cancelación de Saldos Pequeños #
La cancelación de saldos pequeños en LOVIS EOS es un proceso automático que genera las notas de abono correspondientes para la cancelación de los saldos por entidad.
Acceder al proceso con la siguiente ruta: Funciones /Finanzas/Proceso Cancelación Saldos Pequeños
Cancelación de Saldos Pequeños #
Fecha: El proceso generará la cancelación de todos los saldos pequeños hasta la fecha definida en este campo. Y las notas de crédito generadas llevarán esta fecha.
Serie Abono Cobrar: En este campo se especifica la serie de los documentos de las notas de abono para cuentas por cobrar que se generarán.
Serie Abono Pagar: En este campo se especifica la serie de los documentos de las notas de abono para cuentas por pagar que se generarán.
Seleccionar la fecha y las series de las notas para la que se haga la cancelación de saldos de documentos, presionar el botón OK para iniciar el proceso y confirmar en el mensaje siguiente:
Posteriormente aparecerá un mensaje de que el proceso se ejecutó de manera satisfactoria junto con las Notas de Abono en Cuenta por Pagar correspondientes como se muestra en la siguiente imagen:
- En la pestaña de Edición de Partidas de la Nota que se generó, se muestra que el ítem utilizado es el de Cancelación de Saldos Pequeños, y el monto será por la sumatoria de todos los saldos remanentes a la fecha, de esa entidad.
La Nota de Abono generada, queda Activada y Aplicada automáticamente, saldándose contra las facturas correspondientes.
