Objetivo #
El presente documento explica el contenido de los campos y las pestañas que se requieren para dar de alta a un cliente en el Catálogo de Entidades.
Configuración previa #
Definir con el comité de Entidades un formato para establecer la información que se deberá solicitar al cliente para su registro. Entre la información a solicitar: Nombre, Razón Social, RFC, Dirección Fiscal, Contacto, Teléfonos, Datos Bancarios para Pagos, ente otros
Configuración de los Diccionarios de Entidades. Los Diccionarios de Entidades son clasificadores que nos ayudaran a configurar a cada cliente para la emisión de reportes.
Alta de Clientes #
- Ingresar a Funciones/Entidades/Catálogo de Clientes.
- Agregar un nuevo registro presionando las teclas Ctrl+A o dando clic en el botón Añadir que se localiza en la barra de herramientas.
- Ingresar la información básica del cliente como se describe a continuación:
Edición de Datos #
Para efecto del alta de un Cliente se llenan los siguientes campos:
Nota: Tomar en cuenta que los campos en color amarillo al dar de alta un nuevo registro, son datos configurados como obligatorios en tu organización.
Clave: consecutivo que asigna el sistema al dar de alta una nueva Entidad.
Entidad: seleccionar el tipo de Entidad que corresponde, en este caso se deberá seleccionar una entidad de Clientes.
Nombre: indicar el nombre comercial del cliente.
Denominación: indicar la razón social o nombre completo del cliente.
Contacto: indicar el nombre de la persona con la que se tiene contacto o relación dentro de la empresa del cliente.
Clave Idioma: Clave del idioma con el que opera el cliente para efectos de envío de documentos.
Calle, Colonia, Población, C.P., Teléfonos, Fax, E-Mail y Web: indicar los datos principales y necesarios para localizar al cliente que se registra.
Localidad: Utilizar F5 para seleccionar la localidad que corresponda y que incluye el país, estado y municipio del cliente.
Moneda: seleccionar ladivisa con la que operará esta entidad.
Régimen Fiscal: seleccionar de la lista desplegable el Régimen Fiscal que aplica para la entidad.
RFC: indicar el Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
Para más información de los demás campos disponibles, consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
Parámetros #
En la pestaña Parámetros, las casillas se activan automáticamente cuando se ha seleccionado el Tipo de entidad en la pestaña anterior. Para mayor detalle consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
A continuación, se muestra un ejemplo de los parámetros de un cliente:
Parámetros de Configuración Previa
Los parámetros se configuran previamente en el Diccionario de Configuración de Entidades con base en el tipo de Entidad.
Para este caso deben estar activados los parámetros:
Cliente: se activa para que el cliente pueda usarse en Pedidos de Venta.
Cobrar: se activa para poder generar ingresos bancarios (BE).
Contribuyente: se activa para indicar que la Entidad se debe considerar para fines de las obligaciones fiscales.
Parámetros opcionales según las condiciones de cada cliente:
Remisión Separada: al activar indica que se generará una remisión por cada pedido de venta. Si el parámetro está desactivado, se generará una remisión que agrupe todos los pedidos de venta listos por surtir de ese cliente.
Factura Separada: al activar indica que se generará una factura de cuentas por cobrar por cada salida de producto a clientes; si se encuentra desactivada, se generará sólo una factura por el total de las salidas de producto que tengan asociado un registro de entregas.
Mostrar descuentos: activar para permitir que se muestren los descuentos en los formatos de impresión del pedido de ventas.
Desglosar IVA/Estatal/Impuesto: activar para que se desglosen los impuestos en los formatos de impresión del sistema, así configurados.
Otros parámetros pueden aplicar dependiendo si el cliente cumple con otras funciones, como almacén en caso de tener material en consignación; o actuar también como proveedor.
Clasificadores
Los clasificadores se configuran previamente en los distintos Diccionarios de Entidades.
Clasificadores como Sector, Grupos de descuento, Zona, Región, entre otros, se encuentran en el lado izquierdo de la ventana. Selecciona de la lista desplegable la que mejor aplique para la entidad que se registre.
Estos campos te ayudarán a clasificar la información para estadísticas de ventas, establecer políticas de ventas y logística.
Finanzas #
En la pestaña Finanzas se realiza la parametrización financiera pactada con el cliente y de acuerdo con la configuración previa de los Diccionarios de Entidades. Para mayor detalle consultar el Manual de Referencia de Catálogo de Entidades.
A continuación, se muestra un ejemplo de los parámetros que más aplican a un cliente:
Términos: selecciona los términos comerciales de entrega (icoterms) que se han acordado con el cliente.
Condiciones: selecciona las condiciones en las que se le pagará al cliente: Pago en una sola exhibición o en Parcialidades
Plazo Neto: indicar el plazo de crédito en días.
Factor IVA/ Factor Estatal/ Factor Impuesto: indicar el factor que aplique a cada cliente. Por ejemplo, si es un cliente nacional, se usa un factor IVA del 100%; si es un cliente extranjero, se usa un factor IVA del 0%; si es un cliente de franja fronteriza, se usa un factor IVA del 50%.
Forma de Pago: selecciona la forma de pago, ya sea en efectivo, transferencia electrónica, entre otras.
Banco: en este campo se configura la cuenta bancaria en la que normalmente se recibe el pago del cliente. Utiliza F5 para seleccionar la cuenta bancaria de la lista desplegable.
Límite de Crédito: indica el monto de límite de crédito acordado con el cliente.
Contabilidad #
La pestaña Contabilidad se llena automáticamente según el tipo de Entidad, con las correspondientes cuentas pre-configuradas en el Diccionario de Entidades.
Finalmente, guarda los cambios utilizando Ctrl+G y presiona el botón Activar para concluir el registro y pueda ser utilizado por la organización. La clave del cliente la dará automáticamente el sistema una vez que se guarde el registro.
