Proceso #
Este proceso abarca desde la creación de una cotización de venta hasta la formalización del pedido de venta a un cliente.
Creación de la cotización #
Una cotización es un documento que realizamos para informar a un cliente potencial sobre los precios, condiciones y detalles de los productos o servicios que ofrecemos antes de formalizar un pedido de ventas.
Para crear una cotización accede a la siguiente ruta:
Funciones / Ventas y Distribución/ Pedidos de Venta
En el sistema, la cotización se realiza a través de un Pedido de Ventas (VP), considerándose como el estado inicial del proceso. Este abarca desde la elaboración hasta la autorización del área comercial, momento en el cual la cotización queda lista para ser entregada al cliente.
Completa la siguiente información en la pestaña de Edición de Datos:
Fecha: La fecha corresponde a la fecha inicial de la cotización y se completa automáticamente con la fecha del día en que se crea la cotización.
Cliente: selecciona o ingresa al cliente al cual se le dirige la cotización.
Almacén: selecciona o ingresa el almacén desde donde se entregará el producto o servicio al cliente. Al seleccionar el cliente, este campo se completa automáticamente si el cliente tiene configurado el almacén en el campo Suministro en el Catálogo de Entidades. Este puede ser modificado al realizar la cotización.
Entregar: selecciona o ingresa una entidad del tipo Entrega si se necesita enviar a una dirección distinta de la configurada para el Cliente.
Lista de precios: si los ítems requieren lista de precios, selecciona la lista correspondiente al cliente.
Entrega: Ingresa la fecha en la que el cliente requiere recibir el pedido. Si no modificas la fecha y dejas la que el sistema asigna por defecto (la fecha actual), esto indica que el cliente desea que el pedido se entregue lo antes posible.
Entregas parciales: Marca esta casilla si el cliente acepta entregas parciales. Esto significa que las partidas pueden entregarse en fechas distintas, siempre y cuando cada partida se entregue de forma completa, sin fraccionarla.
Términos y Condiciones: al seleccionar al cliente, estos se copian con la información configurada del cliente en el catálogo de entidades del sistema. Sin embargo, puedes editarlos para ajustarse a la negociación en curso.
Ingresa cada una de las partidas de la cotización con la siguiente información. Esto se realiza en la pestaña de Edición de Partidas.
Ítem: selecciona o ingresa el producto o servicio solicitado por el cliente.
Cantidad: Número de unidades requeridas por el cliente.
Precio Unitario: es asignado automáticamente por el sistema si se ha seleccionado una lista de precios. En caso de no utilizar listas de precios, ingresa manualmente el precio antes de impuestos.
Descuentos: Ingresa el descuento aplicable, si corresponde. Este se asigna automáticamente si previamente se ha configurado una tabla de descuentos y se ha vinculado al cliente y al ítem.
Oferta: selecciona el descuento adicional correspondiente si aplica una oferta comercial. Las ofertas se definen en la función Oferta de Ventas del sistema.
Fecha de Entrega: ingresa la fecha de entrega de la partida requerida por el cliente. Si dejas la fecha actual asignada por defecto por el sistema, esto indica que el cliente necesita el bien o el servicio lo antes posible.
Programada: Es la fecha inicial programada para entregar el pedido. El sistema la calcula automáticamente con base en el Tiempo de Entrega definido para cada ítem, considerando el almacén seleccionado en la cotización. Este valor se toma de la función Existencias de Materiales del sistema, específicamente del campo llamado Tiempo de Entrega.
Presiona el botón Activar para completar la cotización y enviarla para su autorización o formalización del pedido.
Autorización de la cotización #
Este paso aplica solo si el proceso está configurado para requerir la revisión y aprobación de la cotización por parte de un miembro del equipo comercial, como un supervisor o gerente, antes de enviarla al cliente.
Para que esta validación esté activa, debe haberse configurado previamente en el sistema. Esto se realiza en el Diccionario de Series, marcando la casilla Autorizar en la serie correspondiente al documento de Pedido de Ventas.
Para autorizar la cotización, presiona el botón Autorizar dentro del Pedido de Ventas. Esta acción debe ser realizada por un miembro del equipo comercial que cuente con permisos de autorización.
Dado que la autorización puede realizarse en una fecha distinta a la creación de la cotización, el sistema actualizará automáticamente cierta información. Esto se debe a que la disponibilidad de productos y el cálculo de las fechas de entrega pueden haber cambiado desde que se creó la cotización.
Las actualizaciones realizadas al momento de presionar el botón de Autorizar la cotización son las siguientes:
Fecha: la fecha de la pestaña de Edición de Datos se actualiza a la fecha en la que se autoriza la cotización. La fecha de creación original de la cotización quedará guardada en la fecha de Alta del documento.
Entrega de la Partida: Al momento de autorizar la cotización, el sistema revisa las fechas de entrega de cada partida. Si la fecha de autorización es anterior a la fecha de entrega registrada, el sistema actualiza automáticamente la entrega de la partida con la nueva fecha (la fecha de autorización). En cambio, si la fecha de entrega original es posterior, esta se mantiene sin cambios.
Programada de la partida: Cuando autorizas la cotización, el sistema recalcula automáticamente la fecha programada de envío para cada partida. Este nuevo cálculo se basa en la fecha de autorización del pedido, sumando el Tiempo de Entrega definido para cada ítem en el módulo Existencias de Materiales.
Nota:
Las fechas de entrega y programada indicadas en este proceso se refieren a la fecha en la que las mercancías se envían al cliente, no a la fecha en la que el cliente las recibe. Esto se debe a que la fecha de recepción depende de otros factores logísticos externos (como el transporte, el tiempo de tránsito o el tipo de envío), los cuales no son considerados dentro de este proceso.
Casos de uso #
A continuación, damos algunos ejemplos en la forma en que el sistema actualiza las distintas fechas de la cotización bajo los siguientes escenarios.
Escenario 1: Entrega lo antes posible #
Este escenario aplica cuando el cliente ha solicitado recibir el producto lo antes posible, sin indicar una fecha específica de entrega. Para este ejemplo, consideramos los siguientes datos:
- Fecha de creación de la cotización: 23 de mayo de 2025
- Fecha de autorización de la cotización: 29 de mayo de 2025
- Fecha de entrega requerida por el cliente: Lo antes posible
- Tiempo de entrega: 7 días
| Fecha | Antes de autorizar | Después de Autorizar |
| Fecha (cabecera) | 23-05-2025 Fecha de creación de la cotización | 29-05-2025 Se actualiza con la fecha de autorización |
| Entrega (cabecera) | 23-05-2025 Asignada por omisión por el sistema | 23-05-2025 Asignada por omisión por el sistema |
| Entrega (partidas) | 23-05-2025 Asignada por omisión por el sistema | 29-05-2025 Se actualiza con la fecha de autorización. Esto se debe a que la fecha de entrega original es menor a la fecha de autorización. |
| Programada (partidas) | 30-05-2025 Al salir del campo de entrega de la partida, se calcula con la fecha de creación de la cotización más el tiempo de entrega de esa partida. | 05-06-2025 Se actualiza con la fecha de autorización de la cotización más el tiempo de entrega. Esto se debe a que la fecha programada original es menor a la fecha de autorización más el tiempo de entrega. |
Antes de Autorizar
Después de Autorizar
Escenario 2: Entrega programada #
Este escenario se presenta cuando el cliente solicita que el producto sea entregado en una fecha específica.
Para este ejemplo, consideramos los siguientes datos:
- Fecha de creación de la cotización: 23 de mayo de 2025
- Fecha de entrega requerida por el cliente en la partida 1 de la cotización: 1º de junio de 2025
- Fecha de entrega requerida por el cliente en la partida 2 de la cotización: 1º de julio de 2025
- Fecha de autorización de la cotización: 29 de mayo de 2025
- Tiempo de entrega: 7 días
| Fecha | Antes de autorizar | Después de autorizar |
| Fecha (cabecera) | 23-05-2025 Fecha de creación de la cotización | 29-05-2025 Se actualiza con la fecha de autorización |
| Entrega (cabecera) | 01-07-2025 Capturada con la fecha de entrega más lejana de las partidas de venta | 01-07-2025 Actualizar manualmente con la fecha de entrega más lejana de las partidas de venta |
| Entrega (partida 1) | 01-06-2025 Solicitada por el cliente | 29-05-2025 Se actualiza con la fecha de autorización al ser la fecha original de entrega menor que la fecha en la que se autoriza. El vendedor notifica al cliente de que no es viable la fecha de entrega inicialmente solicitada |
| Programada (partida 1) | 01-06-2025 Mantiene la fecha de entrega solicitada por el cliente, al ser mayor que la fecha de creación de la cotización más el tiempo de entrega | 05-06-2025 Se actualiza la fecha programada, al ser menor que la fecha de autorización de la cotización más el tiempo de entrega |
| Entrega (partida 2) | 01-07-2025 Solicitada por el cliente | 01-07-2025 Se mantiene al ser esta fecha mayor que la fecha en la que se autoriza |
| Programada (partida 2) | 01-07-2025 Mantiene la fecha de entrega solicitada por el cliente, al ser mayor que la fecha de creación de la cotización más el tiempo de entrega | 05-07-2025 Se mantiene la fecha de entrega requerida por el cliente, al ser mayor que la fecha de autorización de la cotización más el tiempo de entrega |
Antes de Autorizar
Después de Autorizar
Pedido de Ventas #
Después de autorizar la cotización, realizar los cambios necesarios y añadir documentos de soporte en caso de que aplique.
Para formalizar el pedido de ventas, Aplicar el documento y este pasa de ser cotización a convertirse en Pedido de Ventas, reflejándose de esta manera en el impreso.
