Este manual describe cómo configurar, operar y reportar el IVA por flujo de efectivo utilizando las funcionalidades de LOVIS EOS. El objetivo es comprender la constitución del IVA y los componentes que lo afectan.
Configuración del IVA #
La configuración del IVA por flujo de efectivo implica varios elementos clave que interactúan para determinar la tasa aplicable y cómo se registra el impuesto.
Tasa IVA: Se establece a nivel del catálogo de ítems (bienes, servicios o conceptos). Representa la tasa general de IVA aplicable al concepto, por ejemplo, el 16 %. Esta tasa es el punto de partida para el cálculo del IVA. Es importante notar que la tasa IVA en el ítem es la general y no considera condiciones especiales como operaciones fronterizas o con extranjeros. No es conveniente crear múltiples ítems para el mismo producto con diferentes tasas (ej. audífonos tasa cero, audífonos tasa 16).
Factor IVA: Este factor se configura en la entidad (contribuyente, proveedor o acreedor). Permite ajustar la tasa general del ítem según la situación particular del contribuyente. Por ejemplo:
Un factor del 50% se usa para proveedores en zona fronteriza que se acogen al descuento del IVA, donde el IVA aplicable es la mitad de la tasa general (ej. 50% de 16% = 8%).
Un factor del 0% se usa para proveedores extranjeros, ya que estas operaciones no afectan el IVA en este contexto.
Un factor del 100% se usa para la mayoría de las entidades donde aplica la tasa general completa.
El sistema calcula la tasa IVA resultante multiplicando la tasa IVA del ítem por el factor IVA de la entidad. Esta lógica aplica tanto en comprobaciones de gastos como en facturas normales.
Integra IVA: Este parámetro se activa en el ítem. Está diseñado principalmente para empresas de gobierno o asociaciones sin fines de lucro. Si se activa, el IVA no es acreditable, sino que forma parte del gasto. En el caso de bienes inventariables o activos fijos, el valor registrado incluye la base imponible más el IVA (ej. si el bien vale 100 y el IVA 16, se registra un valor de 116).
Configuración Contable: El sistema requiere la configuración de cuentas contables específicas para el manejo automático del IVA. Se mencionan las siguientes cuentas:
- IVA por acreditar (Compras pendientes de pago)
- IVA acreditado (Compras efectivamente pagadas)
- IVA Facturado (Ventas pendientes de cobro)
- IVA Trasladado (Ventas efectivamente cobradas)
Esta configuración permite que el sistema contabilice el IVA automáticamente al generar el documento y lo cancele (el pendiente) para registrar el IVA efectivamente pagado/cobrado cuando se realiza el pago/cobro y este es conciliado.
Tasa Cero vs. Exento: Aunque ambos dan como resultado un IVA de 0%, fiscalmente no son lo mismo. En la configuración del ítem, se establece la tasa IVA a cero, pero se utiliza un parámetro adicional (mencionado como “IVA exento” en el ítem) para distinguir fiscalmente las operaciones exentas de las de tasa cero.
Afecta IVA: Sirve para identificar aquellos ítems que afectan directamente al IVA para fines de reportes. Activar cuando el ítem afecta directamente la cuenta del IVA cuando no depende de una tasa. Por ejemplo: IVA de la gasolina o de importación.
Operación del IVA por Flujo de Efectivo #
El comportamiento del IVA depende principalmente del escenario de pago/cobro. El sistema contabiliza el IVA pendiente al generar el documento y el IVA efectivamente pagado/cobrado al conciliar el pago/cobro.
Escenario 1: Factura y luego pago (Tradicional) #
Al registrar la factura (ej. una cuenta por pagar), el sistema realiza un registro contable que incluye el IVA por Acreditar (IVA pendiente).
Cuando se realiza y aplica el pago a la factura, el asiento inicial del pago lleva el monto a bancos contra anticipo a proveedores. Al aplicar el pago, se cancela la cuenta de anticipos y se registra la salida de efectivo (bancos) contra proveedores.
La afectación del IVA acreditado o efectivamente pagado ocurre cuando el pago es conciliado en el sistema.
Al conciliar el pago en la fecha de conciliado, el sistema genera una póliza de flujo (PF) adicional. Esta póliza cancela el IVA por Acreditar y lo lleva a IVA Acreditable (IVA efectivamente pagado).
En operaciones en moneda extranjera, el tipo de cambio tomado para reconocer el IVA efectivamente pagado es la paridad del documento que está pagando (la del pago). En este caso hay un reconocimiento de fluctuación cambiaria por el componente del IVA si la paridad del pago es diferente a la de la factura original.
Escenario 2: Pago Anticipado y luego Factura #
Cuando se registra un pago anticipado, el asiento inicial es de bancos contra anticipo a proveedores. En este punto, aún no hay un documento de origen (factura) para el IVA.
Cuando posteriormente llega la factura y se aplica contra el anticipo.
La fuente indica que, en este caso, el IVA se acredita (se considera efectivamente pagado/acreditable) cuando viene la factura.
La paridad que se toma para el IVA sigue siendo la del documento que está pagando (el pago anticipado original), incluso si la factura llega después. Esto también puede generar una afectación en la fluctuación cambiaria por el componente del IVA.
Escenario 3: Aplicación de Nota de Abono #
Cuando una factura se aplica con una nota de abono, el registro contable realizado por el sistema cancela el IVA pendiente. En este caso, no se contabiliza el IVA pagado, ya que esta operación no genera un pago.
Reportes de IVA por Flujo de Efectivo #
LOVIS EOS ofrece herramientas de Inteligencia de Negocios (BI) para visualizar y comprender la situación del IVA. La herramienta se llama BI IVA por flujo de efectivo y se encuentra en la carpeta de BI Contabilidad.
Reporte IVA pendiente: Refleja todas las operaciones cuyo IVA está pendiente de acreditarse o cobrarse porque el documento aún no ha sido pagado o cobrado y conciliado. Puede ayudar a identificar omisiones en la aplicación de documentos. Permite filtrar por documentos de compras (cuentas por pagar) o ventas (cuentas por cobrar). Muestra información como entidad, factura/documento, fecha del documento, moneda, concepto, base de IVA pendiente e IVA pendiente.
Reporte IVA Efectivamente Pagado/Cobrado: Refleja la integración del IVA que ha sido efectivamente pagado o cobrado en un período determinado.
- Muestra datos como la fecha en que se acreditó o causó el IVA.
- Incluye el folio de origen, que se refiere al documento más reciente (el pago, en caso de pago de factura; o la factura, en caso de pago anticipado).
- Proporciona el concepto, la moneda, la paridad utilizada (la del pago) y el monto del IVA acreditado/cobrado en moneda nacional.
- Para obtener registros de compras, solamente indicar en el filtro Documento Compras de hoja de la tabla dinámica el valor 1. Y para obtener registros de ventas, indicar en el filtro Documento Compras de hoja de la tabla dinámica el valor 0 (cero).
Este reporte es útil para conocer la base imponible y el origen del IVA efectivamente pagado/cobrado.
Consideraciones Adicionales #
- La fecha de conciliado del pago es el momento en que el IVA se considera efectivamente pagado/cobrado y el sistema realiza el registro contable correspondiente a través de la póliza de flujo.
- La paridad utilizada para el registro del IVA efectivamente pagado/cobrado en operaciones en moneda extranjera es siempre la del documento de pago.
- Captura de Totales: El sistema permite capturar directamente el total de un documento (base + impuestos) y calculará automáticamente la base imponible y los impuestos de forma inversa. Esto es útil para comprobaciones de gastos donde a menudo solo se tiene el total.
