Importación de Pólizas de Presupuesto

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Tabla de Contenido

Objetivo
Pólizas de Presupuesto
Acceso
Plantilla
Estructura
Procedimiento
- Importación

Objetivo #

Este manual tiene como objetivo el correcto uso y procesamiento de la interfase de importación de Pólizas de Presupuesto en LOVIS EOS.

Pólizas de Presupuesto #

Los Pólizas de Presupuesto que se importan a través de esta interfase son de tipo:

PP. Pólizas de Presupuesto

Acceso #

La ruta para acceder a esta función es:

Funciones/ Contabilidad/ Interfase de Pólizas Contables:

Plantilla #

Los Administradores del Sistema cuentan con un archivo que LOVIS les compartió llamado Pólizas Plantilla. xls. Este archivo es una plantilla ejemplo con datos ficticios que pueden utilizar como referencia.
En caso de no contar con la plantilla, cada usuario puede acceder a la función de Interfase Pólizas de Presupuesto y descargar la plantilla. Para descargar, hacer el clic en el botón “Plantilla”.

Una vez le damos clic, nos aparecerá el siguiente mensaje:

El archivo creado que contiene la plantilla se encuentra en la siguiente ruta: User Data – LOVIS EOS:

Plantilla de Pólizas de Presupuesto

Estructura #

Para poder realizar la importación correctamente, llenar los campos con la estructura que a continuación se detalla:

Definiciones #

Campo: nombre del campo/columna en la plantilla.

Tipo (longitud máxima): es el número máximo de caracteres que puede tener ese campo. Si se excede este número, el texto se truncará al subir a LOVIS EOS.

Tratamiento: es el trato que se le da a cada campo dentro de la plantilla:

Obligatorio: Es obligatorio indicar un valor en ese campo
Opcional: Es opcional poner un valor en el campo. No interfiere en la importación.
Condicional: Solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas condicionales (campos que están relacionados entre sí. Se indica la condición en cada campo) y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo.
Descripción: Breve explicación de lo que significa cada campo.

Campo	Tipo (longitud máxima)	Tratamiento	Descripción
ExternalEntryCounter	Caracter(6)	Obligatorio	Consecutivo de las Líneas a importar. Ejemplo: 000001. La clave del consecutivo no se debe repetir.
ExternalDocumentID	Caracter (40)	Obligatorio	Es un identificador del documento externo. Este campo sirve como identificador del documento importado y para agrupar varias partidas en un solo documento como puede ser el periodo. Si este se repite en más de una partida, indica que todas estas partidas corresponden a un mismo documento. Ej: 202401, 202402,etc.
Series	Caracter (6)	Obligatorio	La serie de LOVIS EOS de la póliza a importar. Ejemplo PP01.
Date	Fecha	Obligatorio	Es la fecha del registro. Si se carga presupuesto por periodo (mensual) se indica el día 1º de cada mes. Ej: 01/01/2024, 01/02/2024; Si se carga un presupuesto anual se pondría la misma fecha en todos los resgistos. Si se va a importar a través de un archivo de texto, usar el formato dd-mm-aaaa. Si se va a importar a través de Excel, asegurarse de asignarle un formato de fecha que tiene Excel preestablecido.
Reference	Caracter(40)	Opcional	Referencia del documento a un documento externo. Puede ser cualquier valor. Es la referencia que vemos en LOVIS EOS, en el campo “Referencia”.
Concept	Caracter(254)	Opcional	Breve descripción del documento que se desea cargar. En LOVIS EOS éste corresponde al campo “Concepto”. Ej: Presupuesto Autorizado
ExternalAccountID	Caracter(40)	Condicional	Es la clave o identificador de la cuenta contable de la aplicación externa. Y no debe estar dada de baja. Este campo es condicional del campo “AccountID”. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo.
ExternalCentreID	Caracter(40)	Condicional	Clave o identificador del Centro de la aplicación externa. Este debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Centros y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. Es condicional con el campo “CentreID”. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo.
ExternalProjectID	Caracter(40)	Condicional	Clave o identificador del Proyecto de la aplicación externa. Este debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Proyectos y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. Es condicional con el campo “ProjectID”. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo.
DetailReference	Caracter(40)	Opcional	Referencia de la partida
Notes	Caracter(254)	Opcional	Notas de la partida del documento.
Debit	Número	Obligatorio	El monto del cargo de la partida. No se debe dejar vacío, si no hay monto se debe de indicar un 0.
Credit	Número	Obligatorio	El monto del abono de la partida. No se debe dejar vacío, si no hay monto se debe de indicar un 0.
AccountID	Caracter(20)	Condicional	Clave o identificador de LOVIS EOS de la cuenta contable. Y no debe estar dada de baja. Es condicional con el campo “ExternalAccountID”
CentreID	Caracter(20)	Condicional	Clave o identificador de LOVIS EOS del Centro. Este debe existir en el campo Centro del Catálogo de Centros y no debe estar dado de baja. Es condicional con el campo “ExternalCentreID”. Es decir, solo se puede indicar uno de los dos conceptos y no pueden dejarse vacío los dos al mismo tiempo.
ProjectID	Caracter(20)	Condicional	Clave o identificador de LOVIS EOS del Proyecto. Este debe existir en el campo Proyecto del Catálogo de Proyectos y no debe estar dado de baja. Es condicional con el campo “ExternalProjectID”

Obligatorio #

Se debe insertar una fila con el registro de la contra-partida. Es decir, dependiendo del tipo de presupuesto que se esté cargando (presupuesto de ventas o de gasto) y de la periodicidad (si es mensual o anual) se debe insertar un registro ya sea de cargo o de abono a la cuenta contable asignada de presupuesto autorizado o bien a otra cuenta contable si se trata de un incremento o reducción de presupuesto. Es indispensable que la póliza esté cuadrada por completo.

Consideraciones #

En la Plantilla que se descarga de LOVIS EOS, eliminar las columnas después ProjectID.
Los Tipo de archivos admitidos para importarlos en LOVIS EOS son:
- Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (xls.)
- Texto delimitado por tabulaciones (.txt)

Procedimiento #

Para realizar la importación, seguir los pasos que a continuación se detallan:

Llenar los campos de la plantilla con los datos correspondientes.
Una vez verificado que los datos son correctos, borrar la primera fila – la que muestra el encabezado de los campos. El borrado hay que hacerlo ya que LOVIS EOS no reconocería lo escrito en esas casillas.

Para borrar, seleccionamos la fila entera:

Y a continuación la borramos con Ctrl + – o con el botón derecho y le damos a “Eliminar”:

3. Al guardar el archivo, asegurarse de eliminar las filas después del último registro que se quiere importar.

4. Guardar el archivo tomando en cuenta las consideraciones mencionadas en la sección de Estructura

5. Cargar el documento en LOVIS EOS y guardarlo en la carpeta de User Data.

Una vez realizado este proceso, el archivo ya está preparado para ser importado a la plataforma.

Importación #

Para realizar la importación acceder a la función de Interfase de Pólizas Contables en la ruta mencionada:

Hacer clic al icono de “Importar” de la barra de herramientas

2. Seleccionar el archivo que queramos importar y hacer clic en el botón de “Import”.

3. Una vez realizado, nos tiene que aparecer el siguiente mensaje:

Nota: En caso de encontrar un error al importar, nos aparecerá un cuadro de diálogo con el error correspondiente.

4. Los registros se importan en LOVIS EOS y se pueden visualizar en Lista de Registros. Con esta acción lo que se importa son los registros que se deben crear, es decir, se encuentran en una tabla intermedia para ser creados una vez que se valida la importación.

5. Para crear los Pólizas de Presupuesto, tenemos que hacer clic al botón de “Crear” que se encuentra en la parte inferior derecha: