Tabla de Contenido
Objetivo #
Este manual tiene como objetivo el correcto uso y procesamiento de la interfase de importación de Documentos Financieros en LOVIS EOS.
Documentos Financieros #
Los Documentos Financieros que se importan a través de esta interfase son:
- GF. Factura de cuentas por pagar (gastos)
- GA. Notas de abono de cuentas por pagar
- GC. Notas de cargo de cuentas por pagar
- CF. Factura de cuentas por cobrar
- CA. Notas de abono de cuentas por cobrar
- CC. Notas de cargo de cuentas por cobrar
Acceso #
La ruta para acceder a esta función es:
Funciones/ Finanzas/ Interfase de Documentos Financieros:
Plantilla #
- Los Administradores del Sistema cuentan con un archivo que LOVIS les compartió llamado Documentos Financieros Plantilla. xls. Este archivo es una plantilla ejemplo con datos ficticios que pueden utilizar como referencia.
- En caso de no contar con la plantilla, cada usuario puede acceder a la función de Interfase Documentos Financieros y descargar la plantilla. Para descargar, hacer el clic en el botón “Plantilla”.
Una vez le damos clic, nos aparecerá el siguiente mensaje:
El archivo creado que contiene la plantilla se encuentra en la siguiente ruta: User Data – LOVIS EOS:
Plantilla de Documentos financieros
Estructura #
Para poder realizar la importación correctamente, llenar los campos con la estructura que a continuación se detalla:
Definiciones #
Campo: nombre del campo/columna en la plantilla.
Tipo (longitud máxima): es el número máximo de caracteres que puede tener ese campo. Si se excede este número, el texto se truncará al subir a LOVIS EOS.
Tratamiento: es el trato que se le da a cada campo dentro de la plantilla:
- Obligatorio: Es obligatorio indicar un valor en ese campo
- Opcional: Es opcional poner un valor en el campo. No interfiere en la importación.
- Condicional: Solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas condicionales (campos que están relacionados entre sí. Se indica la condición en cada campo) y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo.
- Descripción: Breve explicación de lo que significa cada campo.
| Campo | Tipo (longitud máxima) | Tratamiento | Descripción |
| ExternalEntryCounter | Caracter(6) | Obligatorio | Consecutivo de las Líneas a importar. Ejemplo: 000001. La clave del consecutivo no se debe repetir. |
| ExternalDocumentID | Caracter (40) | Obligatorio | Es un identificador del documento externo. Este campo sirve como identificador del documento importado y para agrupar varias partidas en un solo documento. Si este se repite en más de una partida, indica que todas estas partidas corresponden a un mismo documento. |
| ExternalTaxID | Caracter (40) | Opcional | Es el identificador fiscal del documento. En México sería el UUID del CFDI del documento importado. En LOVIS EOS, el folio fiscal se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla de cualquier documento financiero. |
| Series | Caracter (6) | Obligatorio | La serie de LOVIS EOS del documento importado. Ejemplo GF01, CF01. Dependiendo del tipo de documento que se desea importar. |
| Date | Fecha | Obligatorio | Es la fecha del documento. Si se va a importar a través de un archivo de texto, usar el formato dd-mm-aaaa. Si se va a importar a través de Excel, asegurarse de asignarle un formato de fecha que tiene Excel preestablecido. |
| ExternalEntityID | Caracter(40) | Condicional | Es la clave o identificador de la entidad de la aplicación externa. La entidad puede ser el Cliente, Proveedor, Acreedor, Empleado, etc. Y no debe estar dado de baja. Este campo es condicional del campo EntityID. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo. |
| ExternalPayeeID | Caracter(40) | Dejar vacío | No aplica. |
| ExternalTaxPayerID | Caracter(40) | Opcional | Es la clave del contribuyente de la aplicación externa. Este campo debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Entidades. Si este campo se deja vacío, se asignará como contribuyente la clave indicada en la Entidad. |
| ExternalRelatedID | Caracter(40) | Opcional | Es la clave de la entidad Relacionada de la aplicación externa. Esta debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Entidades y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. |
| ExternalBankAccountID | Caracter(40) | Dejar vacío | No aplica |
| Reference | Caracter(40) | Opcional | Referencia del documento a un documento externo. Puede ser cualquier valor. Es la referencia que vemos en LOVIS EOS, en el campo Referencia. |
| Concept | Caracter(254) | Opcional | Breve descripción del documento que se desea cargar. En LOVIS EOS éste corresponde al campo Concepto. |
| DueDate | Fecha | Opcional | Es la fecha de vencimiento del documento. Si se importa a través de un archivo de texto, usar el formato dd-mm-aaaa. Si se importa a través de Excel, asignarle cualquier formato de fecha que preestablecido de Excel. |
| Amount | Dejar vacío | No aplica | |
| CurrencyID | Caracter(3) | Obligatorio | Moneda del documento. Ejemplos MXN, USD, EUR |
| ExternalItemID | Caracter(40) | Condicional | Clave o identificador del ítem de la aplicación externa. Este debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Ítems y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. Este campo es condicional del campo ItemID. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo. |
| ExternalCentreID | Caracter(40) | Condicional | Clave o identificador del Centro de la aplicación externa. Este debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Centros y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. Es condicional con el campo CentreID. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo. |
| ExternalProjectID | Caracter(40) | Condicional | Clave o identificador del Proyecto de la aplicación externa. Este debe existir en el campo Clave Externa del Catálogo de Proyectos y no estar dado de baja. Puede ser diferente en cada partida del documento. Es condicional con el campo ProjectID. Esto es, solo se puede indicar un valor en una de las dos columnas y no pueden dejarse vacías las dos al mismo tiempo. |
| DetailReference | Caracter(40) | Opcional | Referencia de la partida |
| Notes | Caracter(254) | Opcional | Notas de la partida del documento. |
| Quantity | Obligatorio | Cantidad | |
| UnitPrice | Obligatorio | Precio Unitario antes de descuentos e impuestos. Si el parámetro “eCommerce” del Catálogo de Entidades está activo, el precio unitario se considerará que se recibe con impuestos y descuentos incluidos. | |
| DiscountRate | Opcional | Tasa Descuento. Se debe indicar en porcentaje (sin el signo %). Ejemplo: Poner 10 si la tasa de descuento es 10% | |
| EntityID | Caracter(10) | Condicional | Clave o identificador de la entidad de LOVIS EOS. Este debe existir en el campo Clave del Catálogo de Entidades. La Entidad puede ser Cliente, Proveedor, Acreedor, Deudor, Empleado, etc. Y no debe estar dado de baja. Este campo es condicional del campo ExternalEntityID. Es decir, solo se puede indicar uno de los dos conceptos y no pueden dejarse vacío los dos al mismo tiempo. |
| PayeeID | Caracter(10) | Dejar vacío | No aplica |
| TaxPayerID | Caracter()10 | Opcional | Clave de LOVIS EOS del contribuyente. |
| RelatedID | Caracter(10) | Opcional | Clave de LOVIS EOS de la Entidad Relacionada |
| BankAccountID | Dejar vacío | No aplica | |
| ItemID | Caracter(20) | Condicional | Es la clave de LOVIS EOS del ítem. Este campo es condicional del campo ExternalItemID. Es decir, solo se puede indicar uno de los dos conceptos y no pueden dejarse vacío los dos al mismo tiempo. |
| CentreID | Caracter(20) | Condicional | Clave o identificador de LOVIS EOS del Centro. Este debe existir en el campo Centro del Catálogo de Centros y no debe estar dado de baja. Es condicional con el campo ExternalCentreID. Es decir, solo se puede indicar uno de los dos conceptos y no pueden dejarse vacío los dos al mismo tiempo. |
| ProjectID | Caracter(20) | Condicional | Clave o identificador de LOVIS EOS del Proyecto. Este debe existir en el campo Proyecto del Catálogo de Proyectos y no debe estar dado de baja. Es condicional con el campo ExternalProjectID. |
| APIKeyCustomerID | Caracter(10) | Opcional | En caso de tener más de una aplicación externa de donde provengan los documentos que maneje distintas Claves para un mismo material, entonces se deberá colocar la clave de la aplicación externa como entidad en parámetros de distribución o abastecimiento, indicando en código del ítem para esa aplicación. |
Consideraciones #
- En la Plantilla que se descarga de LOVIS EOS, eliminar las columnas después APIKeyCustomerID.
- Los Tipo de archivos admitidos para importarlos en LOVIS EOS son:
- Libor de Microsoft Excel 5.0/95 (xls.)
- Texto delimitado por tabulaciones (.txt)
Procedimiento #
Para realizar la importación, seguir los pasos que a continuación se detallan:
- Llenar los campos de la plantilla con los datos correspondientes.
- Una vez verificado que los datos son correctos, borrar la primera fila – la que muestra el encabezado de los campos. El borrado hay que hacerlo ya que LOVIS EOS no reconocería lo escrito en esas casillas.
Para borrar, seleccionamos la fila entera:
Y a continuación la borramos con Ctrl + – o con el botón derecho y le damos a “Eliminar”:
- Al guardar el archivo, asegurarse de eliminar las filas después del último registro que se quiere importar.
- Guardar el archivo tomando en cuenta las consideraciones mencionadas en la sección de Estructura
- Cargar el documento en LOVIS EOS y guardarlo en la carpeta de User Data.
Una vez realizado este proceso, el archivo ya está preparado para ser importado a la plataforma.
Importación #
Para realizar la importación acceder a la función de Interfase de Documentos Financieros en la ruta mencionada:
- Hacer clic al icono de “Importar” de la barra de herramientas
- Seleccionar el archivo que queramos importar y hacer clic en el botón de “Import”.
- Una vez realizado, nos tiene que aparecer el siguiente mensaje:
Nota: En caso de encontrar un error al importar, nos aparecerá un cuadro de diálogo con el error correspondiente.
- Los registros se importan en LOVIS EOS y se pueden visualizar en Lista de Registros. Con esta acción lo que se importa son los registros que se deben crear, es decir, se encuentran en una tabla intermedia para ser creados una vez que se valida la importación.
- Para crear los Documentos Financieros, tenemos que hacer clic al botón de “Crear” que se encuentra en la parte inferior derecha:
- Esto lo que hace es generar todos los Documentos Financieros que estén pendientes de ser creados.
- Al crearse los documentos nos dará los datos de la fecha de creación, el usuario que lo ha realizado y el mensaje de “SuccessfullyCreated”.
Los documentos ya deberán mostrarse en la función correspondiente de LOVIS EOS y sólo faltará Aplicarlos.
