Objetivo #
Descripción del contenido del Catálogo de Ítems, incluyendo los campos y las pestañas que lo componen. Los ítems son los materiales que se utilizan en una transacción ya sea con un proveedor, acreedor, cliente, almacén o cualquier otra entidad, de esta forma un ítem puede ser un servicio, una mercancía, productos, gastos entre otros. Los ítems son indispensables para la operación de la empresa ya que se utilizarán dentro de los documentos de ventas, compras, manufactura, movimientos de inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Configuración Previa #
- Diccionario de Ítems
- Diccionario de Configuración de Ítems
Catálogo de Ítems #
Funciones/Ítems/Catálogo de Ítems, como se muestra en la siguiente imagen:
Edición de Datos #
Esta pestaña consta de los siguientes campos:
Ítem: consecutivo del ítem que se está registrando, la clave se asigna de forma automática.
Anterior: clave del ítem utilizada en un sistema anterior y es utilizado durante la transición al uso de LOVIS EOS.
Tipo de Ítem: tipo de ítem que se desea registrar, previamente se debe configurar el Diccionario de Ítems. Por ejemplo, Mercancías, Insumos, Consumibles, Productos, Activo Fijo, Gastos, etc.
Nombre: nombre corto que identificará al ítem dentro de la operación interna.
Unidad: unidad de medida con la que se almacena el ítem ya sea de volumen, peso, longitud, entre otros.
Tipo: tipo de material que se está dando de alta, previamente se debe configurar el Diccionario de Configuración de ítems. Por ejemplo, materia prima, producto terminado, refacciones, activo fijo, etc.
Sustituye: clave del ítem con el que puede ser sustituido el ítem que se está registrando o editando. Para seleccionar el Ítem, despliegue el Catálogo de Ítems con la tecla F5.
Concepto: descripción detallada del ítem, campo más amplio para el nombre o descripción del ítem.
EAN: código ítem de acuerdo con el estándar EAN (European Article Number) generalmente utilizado para códigos de barras de productos de ventas al por menor.
Clave SAT: código del ítem que aplica según el catálogo del SAT (aplica solo en México).
Nº Parte: código o clave que representa el número de parte del ítem
Clave Externa: código o clave del ítem que lo identificaba en sistemas externos a LOVIS EOS. Ejemplo, para identificar al ítem a través de interfases con otros sistemas.
Uso del CFDI: Uso del ítem para la emisión de CFDI (aplica solo en México).
Descuento: grupo de descuento al que pertenece el ítem utilizado para la configuración de descuentos de ventas a clientes.
Comisión: grupo de comisión al que pertenece el ítem, para el cálculo de comisiones de agentes de venta.
Línea, Clase: clasificadores de los ítems utilizados para estadísticas o informes, de ventas o compras.
Marca, Modelo, Tamaño, Color: atributos de los ítems utilizados para estadísticas o informes, de ventas o compras.
Activo Fijo: tipo de activo fijo al que pertenece el ítem cuando se trata de un activo fijo.
Nivel: nivel jerárquico del ítem dentro de la lista de materiales (BOM) en el ámbito productivo. El nivel puede ir del 00 al 99 donde los niveles menores se les asignan a los productos terminados y los mayores a las materias primas. Ejemplo: 90 para materia prima, 50 para productos semiprocesados, 10 para productos terminados. En caso de que el ítem no pertenezca al ámbito productivo se deberá asignar el nivel 00, por ejemplo, para servicios y gastos. Este nivel es asignado automáticamente por el sistema a partir de la configuración establecida en el Diccionario de Materiales; aunque puede ser editado cuando se está dando de alta el ítem.
Obsolescencia: fecha a partir de la cual un ítem se vuelve obsoleto.
Notas: observaciones complementarias al ítem.
Tasa IVA, Tasa Estatal, Tasa impuesto, Tasa Retención ISR, Tasa Retención IVA, Tasa Retención Estatal: datos necesarios para la operación contable y fiscal del ítem.
Ventas: se activa para los ítems que se vendan y se muestren al hacer un pedido de venta.
Precio Ventas Abierto: al activarlo permite registrar cualquier precio en el pedido de ventas de forma manual. En caso de no activarlo, indica que el ítem tiene un manejo de lista de precios de venta.
Descuento Ventas Abierto: esta casilla al momento de activarla indicará que el usuario podrá modificar el tipo de descuento relacionado con el ítem en un pedido de venta de forma manual. En caso de no activarlo, indica que el ítem tiene un manejo de tabla de descuentos.
Compras: se actica para los ítems que se compran y se muestren al hacer una orden de compra.
Precio Compras Abierto: al activarlo permite registrar cualquier precio en la orden de compra de forma manual. En caso de no activarlo, indica que el ítem tiene un manejo de lista de precios de compra.
Descuento Compras Abierto: esta casilla al momento de activarla indicará que el usuario podrá modificar el tipo de descuento de compras relacionado con el ítem en una orden de abastecimiento. En caso de no activarlo, indica que el ítem tiene un manejo de tabla de descuentos.
Facturable: indica que el ítem puede ser facturado.
Distribuible: indica que el ítem que tenga activada esta opción será distribuido su valor al costo del inventario de otro ítem configurado con el parámetro de Inventario.
Afecta ISR, Afecta IETU, Integra IVA, IVA Exento: si estas casillas están activas, el ítem afectará al impuesto correspondiente a la casilla, en caso contrario, el ítem no aplicará el impuesto.
Positivo: parámetro que define el signo del ítem en las transacciones en el sistema.
Inventario: al activarlo, el ítem funcionará para ser inventariable, aumentando y disminuyendo sus existencias por las compras, consumos o ventas realizadas con ítems configurados con esta opción.
Sobre Pedido: indicará si el ítem deberá ser ordenado para su compra o venta por sobre pedido.
Número de Lote: se activa si, el ítem se controlará por un número de lote.
Número de Serie: se activa si, el ítem se controlará por un número de serie.
Perecedero: se activa si, el ítem se controlará como perecedero para el control de caducidades en el sistema.
Consumo: se activa si, el ítem es un consumible y es utilizado en transacciones de consumo interno, como la papelería, refacciones entre otros.
Insumo: se activa si, el ítem es un componente para el proceso de producción y que forma parte de la lista de materiales de un producto final.
Producto: indica que el ítem es un producto terminado, producido o comercializado por la empresa.
Acarrear Lote: se activa si el ítem acarrea el lote en un proceso productivo.
Planeación: indica si el ítem es considerado para la planeación de la producción de la empresa.
Ensamble Fantasma: indica si el ítem es considerado un sub-ensamble fantasma para construir la lista de materiales.
Aplicación: se activa cuando el ítem se usa como aplicación para otros ítems para ser seleccionado en la pestaña de Aplicaciones. Utilizado en ciertas industrias, como en el ámbito de venta de refacciones, donde el ítem que se utiliza como aplicación indicaría el automóvil al que aplicaría la refacción.
Servicio: al activarlo permite que el ítem funcione como un servicio donde no se afecta el inventario, pero si se registran compras y ventas con este tipo de ítem.
Actividad: sirve para identificar aquellos conceptos que se integrarán al costo del producto a través del proceso productivo, tales como mano de obra y costos indirectos de fabricación. Estos se controlan como bien inventariable, son utilizados en lista de materiales, consumidos en ordenes de producción, pero a diferencia de un bien material es un concepto de gasto, por lo que se distingue a través de este parámetro de actividad. Este tipo de conceptos requieren que se inicialice su valor cada mes exclusivamente a través del traspaso de valor a entradas. Por lo que este parámetro hace que el costo unitario no se vea afectado por el promedio del mes anterior y se asigne con costo unitario cero. De esta manera el valor inicial queda establecido a través del gasto unitario únicamente.
Control Presupuestal: Indica si el ítem se utiliza bajo un control presupuestal.
Centro Obligatorio y Proyecto Obligatorio: se activan para indicar que es obligatorio que el ítem tenga relacionado un centro o proyecto al ser utilizado en una transacción.
Logística #
Ítem: este campo es llenado automáticamente y muestra la clave y el nombre del ítem que estamos registrando o modificando.
Proveedor: seleccionar al proveedor con el que generalmente se adquiere el ítem. Para seleccionar el proveedor, despliegue el catálogo de proveedores con la tecla F5 (véase Manual de Herramientas Generales del Sistema).
Almacén Recepción: almacén donde se recibirán los ítems por parte del proveedor. Para seleccionar el almacén, despliegue el catálogo de almacenes con la tecla F5 (véase Manual de Herramientas Generales del Sistema).
Almacén Entrega: almacén donde los clientes recibirán los productos terminados que se les han ofrecido. Para seleccionar el almacén, despliegue el catálogo de almacenes con la tecla F5 (véase Manual de Herramientas Generales del Sistema).
Fracción Importación: fracciones arancelarias del ítem que se está registrando según aplique. Para seleccionar la fracción correspondiente, despliegue el catálogo de fracciones arancelarias con la tecla F5 (véase Manual de Herramientas Generales del Sistema).
Fracción Exportación: fracciones arancelarias del ítem que se está registrando según aplique. Para seleccionar la fracción correspondiente, despliegue el catálogo de fracciones arancelarias con la tecla F5 (véase Manual de Herramientas Generales del Sistema).
Certificado Origen: Folio del Certificado Origen que fue emitido para este ítem.
Cadena Certificado: Cadena del Certificado Origen que fue emitido para este ítem.
Total, Reservado, Asignado, Asignable, Pedido, Disponible, En Tránsito y Ordenado: son campos informativos que indican los niveles de inventario del ítem.
Nivel Servicio: nivel de confiabilidad en la disponibilidad del producto en el inventario de acuerdo con el número de desviaciones estándar que se decida cubrir para satisfacer una distribución normal de la demanda.
ABC: campo para registrar la categorización del ítem por el sistema de administración de inventarios ABC.
Promedio Diario, Variación Diaria, Inventario Mínimo, Punto de Reorden, Inventario Máximo: información que se pide para la administración del inventario.
Lote Económico: lote económico que aplica para el ítem que se está dando de alta o que se edita.
Variación Entrega, Tiempo de Entrega, Promedio Entrega: información en días en los que entrega un proveedor o cliente para fines de evaluación de proveedores y entrega a clientes.
Calidad: porcentaje de calidad admitido para este ítem par fines de reporteo.
Mínimo Venta: cantidad mínima que se puede vender del ítem al registrar un pedido de ventas, como parte de las políticas de venta.
Múltiplo Venta: múltiplo de venta con el que se venderá el ítem para registrar un pedido como parte de las políticas de venta.
Empaque Venta: cantidad de empaque del ítem para su venta, generalmente utilizado como parte de las políticas de venta.
Margen Consumos: porcentaje que se puede consumir demás o de menos de este ítem en consumos internos.
Peso, Volumen, Ancho, Largo y Altura: dimensiones físicas del ítem en relación con su peso, volumen y medidas.
Precio: precio estimado del ítem.
Costo Estándar, Costo Real: costo estándar y real que aplica para el ítem como referencia.
Fijo Contribución, Tasa Contribución: margen de contribución que se espera del ítem dado en porcentaje o monto específico.
Factor de Distribución: factor de distribución que aplica para el ítem cuando éste está configurado como distribuible.
Aplicaciones #
En esta pestaña se seleccionan los ítems para los cuales el ítem que se está registrando o consultando tiene una aplicación específica. Ver definición del parámetro Aplicación de la pestaña de Edición de Datos.
La selección se realiza pasando hacia el lado derecho “arrastrando y soltando” el ítem correspondiente o usando los botones de flechas en la parte de en medio.
Lista de Materiales #
#
En esta pestaña podremos observar los diferentes niveles e insumos que componen al ítem que estamos consultando. Al dar clic en el botón Implosión de Materiales podremos desplegar la lista, es decir, ocultar los insumos que componen al material. Las listas de materiales aparecen automáticamente en esta pestaña al ser dadas de alta en el sistema (Para dar de alta una lista de materiales véase Manual de Listas de Materiales).
Ruta de Procesos #
En esta pestaña podremos observar los procesos que sigue el material durante la producción y/o manufactura. Las rutas de procesos aparecen automáticamente en esta pestaña al ser dadas de alta en el sistema (Para dar de alta una ruta de procesos véase Manual de Rutas de Proceso de Producción).
Archivos #
#
En esta pestaña se podrán agregar tanto soporte de documentos (Técnico, financiero, comercial, legal y otros), como imágenes descriptivas del ítem.
Para agregar un documento dar clic en el botón de insertar y seleccionar el archivo previamente cargado a una carpeta dentro del aplicativo.
Para agregar una imagen dar clic en el botón de insertar y anexar la imagen previamente cargada a una carpeta dentro del aplicativo.
Cuentas Compras #
Los campos de esta pestaña se definen en el Diccionario de Materiales (Ver Manual) y especifican las cuentas contables que corresponden a los ítems configurados para compras.
Cuenta Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para compras.
Cuenta Importaciones: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para las importaciones.
Cuenta Devoluciones Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para las devoluciones por compras.
Cuenta Gastos: se indica la cuenta de gastos que aplica para este ítem en movimientos de consumo interno. También es utilizada para fines presupuestales.
Cuenta Presupuesto: el uso de este campo está obsoleto y será eliminado en próximas versiones.
Cuenta IVA Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el IVA de las compras.
Cuenta IVA Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el IVA pagado.
Cuenta Estatal Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto estatal de las compras.
Cuenta Estatal Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto estatal pagado.
Cuenta Impuesto Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto por compras.
Cuenta Impuesto Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto.
Cuenta Retención ISR Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención ISR por compras.
Cuenta Retención ISR Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención ISR pagado.
Cuenta Retención IVA Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención del IVA por compras.
Cuenta Retención IVA Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención del IVA pagado.
Cuenta Retención Estatal Compras: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención estatal por compras.
Cuenta Retención Estatal Pagado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención estatal pagada.
Cuentas Ventas #
Los campos de esta pestaña se definen en el Diccionario de Materiales (Ver Manual) y especifican las cuentas contables que corresponden a los ítems configurados para ventas.
Cuenta Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para ventas.
Cuenta Exportaciones: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para las exportaciones.
Cuenta Devoluciones Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para las devoluciones por ventas.
Cuenta Costos: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para los costos de ventas.
Proyecto: campo para indicar el Proyecto o línea de negocio al cual pertenece el ítem.
Cuenta IVA Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el IVA de las ventas.
Cuenta IVA Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el IVA cobrado.
Cuenta Estatal Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto estatal de las ventas.
Cuenta Estatal Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto estatal cobrado.
Cuenta Impuesto Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto por ventas.
Cuenta Impuesto Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para el impuesto cobrado.
Cuenta Retención ISR Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención ISR por ventas.
Cuenta Retención ISR Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención ISR cobrado.
Cuenta Retención IVA Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención del IVA por ventas.
Cuenta Retención IVA Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención del IVA cobrado.
Cuenta Retención Estatal Ventas: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención estatal por ventas.
Cuenta Retención Estatal Cobrado: campo llenado automáticamente donde se muestra la cuenta utilizada para la retención estatal cobrada.
Lista de Registros #
En el mismo Catálogo de Ítems podemos encontrar una pestaña nombrada “Lista de Registros”, ésta nos mostrará todos los registros que se han hecho al momento en el catálogo. La “Lista de Registros” tiene diferentes columnas (parecidas a un archivo de Excel), expresando diferente información de cada ítem.
Hay algunas columnas que muestran información del registro del ítem:
Liberado: Indica si el Ítem se encuentra en estado Liberado, pone un “0” si NO se encuentra liberado y “1” cuando SI lo está.
Usuario Liberado: nombre del usuario que libero el ítem.
Fecha liberado: fecha y la hora en que se realizó la liberación del Ítem.
Usuario alta: nombre del usuario que dio de alta el Ítem de la fila seleccionada.
Fecha alta: fecha y la hora en que se dio de alta el ítem.
Usuario cambio: nombre del último usuario que haya hecho un cambio en el ítem.
Fecha cambio: fecha y la hora exacta en la que se hizo el último cambio en el ítem.
Usuario baja: nombre de usuario de la persona que dé de baja el ítem en el sistema.
Fecha baja: fecha y la hora en la que se dio de baja el ítem.
Baja: estado que guarda el registro en modo binario, número “0” si el ítem NO tiene habilitada la bandera de baja y número “1” si el ítem SI tiene habilitada la bandera de baja.
