Objetivo #

Descripción del contenido de los campos y las pestañas que componen el Catálogo de Entidades, donde se registran proveedores, acreedores, clientes, deudores, almacenes, empleados entre otras entidades con las cuales opera la organización.

El Catálogo de Entidades toma como base los parámetros predefinidos en los Diccionarios de Entidades y que dependen del tipo de Entidad. Estos parámetros pueden ser modificados en cualquier momento desde el mismo Catálogo de Entidades. Esa modificación sólo tendrá efecto para la Entidad que se esté creando o modificando.

Configuración Previa #

• Configuración del Diccionarios de Entidades

Catálogo de Entidades #

Funciones/Entidades/Catálogo de Entidades, como se muestra en la siguiente imagen:

Edición de Datos #

En esta pantalla se registran los datos generales de la Entidad que se dará de alta, información que estará en función a la entidad que se registre considerando que en este catálogo se dan de alta Clientes, Proveedores, Acreedores, Almacenes, Centros de Operación, Empleados, por mencionar algunas Entidades, por ejemplo al dar de alta un almacén el campo RFC quedaría vacío sin embargo, para un Cliente, un Proveedor, un Acreedor este deberá tener su RFC, a continuación se describe la información que debe llevar cada campo:

Clave: consecutivo que asigna el sistema al dar de alta una nueva Entidad. En la configuración previa del Diccionario de Entidades se designa de uno a dos dígitos el tipo de Entidad, por ejemplo, una Entidad tipo Cliente tiene la clave 10, el tipo Proveedor la clave 20 y el sistema asigna el consecutivo en función del tipo de Entidad, lo anterior permite realizar consultas o reportes por tipo de Entidad.

Anterior: clave de la Entidad utilizada en un sistema anterior y es utilizado durante la transición al uso de LOVIS EOS.

Entidad: al desplegarse las opciones de este campo se mostrarán los diferentes tipos de entidades que se hayan definido previamente en el Diccionario de Entidades y se deberá seleccionar el tipo de Entidad que se desea registrar.

Nombre: nombre comercial de la Entidad, que generalmente es el nombre corto de la Entidad.

Denominación: razón social de la Entidad. Para efecto de la impresión de cheques y de facturas, será la denominación la que salga en los documentos con una prioridad sobre el campo Nombre.

Clave Externa: clave o código que la Entidad tenga asignado en un sistema externo que interactúa con LOVIS EOS, usualmente utilizado para interfaces con otros sistemas.

Contacto: nombre de la persona con la que se tiene el principal contacto o relación dentro de la Entidad que se está dando de alta, si se está registrando un cliente registrar el nombre del contacto del cliente. Si se requieren agregar más contactos a esta entidad utilizar el Catálogo de Contactos.

Calle: información fiscal de la entidad, nombre de la calle con el número exterior e interior, sin utilizar el símbolo de #, por ejemplo; Los Olivos 34 Int.201.

Colonia: información fiscal de la entidad, nombre de la colonia sin poner la palabra colonia o abreviatura col., por ejemplo; Coyoacán.

Población: información fiscal de la entidad, empezar por código postal, municipio y entidad, por ejemplo; 01070 Coyoacán, Ciudad de México.

Localidad: información estadística de la entidad, país, estado y municipio correspondiente para la entidad.

Latitud: coordenadas correspondientes a latitud para la ubicación de la Entidad que se registra.

Longitud: coordenadas correspondientes a longitud para la ubicación de la Entidad que se registra.

C.P: información estadística de la entidad, código postal de la entidad que se registra.

Teléfonos: números telefónicos de contacto de la entidad registrada con la siguiente nomenclatura +52 55 5811 1234.

Fax, E-Mail y Web: información del cliente, proveedor, acreedor, almacén para su fácil contacto.

Notas: referencias complementarias de la entidad.

Moneda: divisa con la que principalmente operará esta entidad y que son tomados del catálogo de monedas.

Grupo: funcionalidad que permite agrupar a entidades que pertenezcan a un mismo corporativo.

Calve Sucursal: asigna una serie única a la entidad. Esto provoca que un pedido de venta, una requisición de abastecimiento o una orden de compra de alguna serie en específico, emita el movimiento de materiales correspondiente en la serie indicada en este campo cuando se presione el botón Generar del documento.

Fundación: fecha de fundación del cliente, proveedor, acreedor o de forma general la fecha de fundación de la entidad que se está registrando.

Ingreso: fecha de inicio de operaciones con la entidad principalmente utilizada para clientes y proveedores.

Régimen Fiscal: régimen al que pertenece la entidad, campo para efectos de Facturación Electrónica, Contabilidad Electrónica y otros informes fiscales.

CURP: Clave Única de Registro de Población.

RFC: Registro Federal de Contribuyentes, cuando es extranjero se pone identificador fiscal del proveedor extranjero de su país origen.

Clave IVA: identificador fiscal asociado al IVA (no aplica para México).

Inicio de Flujo: fecha en la que se inicia la vigencia de impuestos por flujo de efectivo.

Seguridad Social: clave de seguridad social conforme a la Entidad que se registra.

Programa ALTEX: registro de la clave del programa ALTEX a la que pertenece la Entidad, programa para empresas exportadoras.

Programa IMMEX: registro de la clave del programa IMMEX a la que pertenece la Entidad, programa para empresas que exportan productos con insumos importados.

Programa Maquiladora: registro de clave asignada por programa de empresas Maquiladoras.

Parámetros #

En la pestaña de parámetros encontramos del lado izquierdo una serie de campos que se llenarán con base en los datos y a los acuerdos que se tengan con la entidad que se esté dando de alta. Del lado derecho encontramos una serie de casillas que son llenadas automáticamente al elegir la naturaleza de la Entidad con la que se está trabajando. Estos parámetros son establecidos desde un principio en el “Diccionario de Entidades”. A continuación, damos una breve explicación de los campos que encontramos en esta pestaña:

Entidad: clave y nombre de la Entidad.

Giro: sector al que pertenece la Entidad, por ejemplo; agricultura, minería, comercio, etc.

Concepto: tipo de bien o servicio que ofrece la entidad.

Descuento: grupo de descuento al que pertenece el cliente.

Agente: grupo de comisión al que está asociado el cliente.

Región: región a la que pertenece la entidad, información necesaria para programación de rutas de entrega, cobranza o fines estadísticos.

Zona: zona de la que forma parte la entidad, información necesaria para programación de rutas de entrega, cobranza o fines estadísticos.

Ruta: división geográfica en la que se localiza el domicilio del cliente o del proveedor. Esto es útil para efectos de informes y creación de rutas de cobranza por mencionar algunos ejemplos.

Transporte: método y nombre de la compañía transportista en caso de enviar o recibir mercancía.

Seguro: nombre de la aseguradora y número de seguro para fines de transporte y documentación logística.

Aduana: en caso de compras de importación o ventas de exportación, se indicará el nombre de la aduana, donde saldrá o llegará la mercancía.

Puerto Origen: puerto donde saldrá la mercancía a importar o exportar.

Puerto Destino: puerto donde llegará la mercancía a importar o exportar.

Día Entregas y Horario Entregas: día y hora que se entrega mercancía, por ejemplo; si la entidad es un cliente será el día y hora que se entrega la mercancía, si la entidad es un proveedor será día y hora en la que se recibirá la mercancía.

Mínimo Embarque: importe mínimo para realizar un embarque a la entidad, información para fines logísticos y de generación de reportes.

Caducidad Mínima: Fecha mínima de caducidad aceptable.

Establecimiento: entidad que agrupa distintos almacenes y representa una instalación de la organización.

Almacén, Estándar: campo utilizado en las entidades de tipo Centros de Operación para indicar el almacén del cual se surte el material en el establecimiento al que pertenece el centro de operación. El Estándar es el que está definido en el Catálogo de Ítems en el campo Almacén de Entrega, que será sustituido en el movimiento de consumo por el almacén especificado en el campo Almacén del Centro de Operación.

Destino: almacén de recepción de material de la Entidad. Por ejemplo, si la Entidad que se registra es un proveedor en este campo se pondría la clave del almacén donde hace normalmente la entrega de mercancía, sí la Entidad fuera un cliente se configura el almacén de devoluciones en este campo, puesto que en éste se tendrían las recepciones de mercancía.

Suministro: almacén de entrega de material de la Entidad. Por ejemplo; si se trata de un cliente se registra el almacén de producto terminado o el almacén de un punto de venta.

En cuanto a las casillas que son llenadas de acuerdo con cada Entidad y que son regidas por el “Diccionario de Entidades” en su registro, encontramos las siguientes:

Cliente: permite generar Pedidos de Venta.

Entregar: permite que la entidad pueda ser seleccionada en el campo “Entregar” de las distintas transacciones.

eCommerce: permite que la entidad sea activada como una plataforma de e-Commerce.

Proveedor: permite que pueda usarse en Órdenes de Abastecimiento.

Notificar: permite que la entidad pueda ser seleccionada en el campo “Notificar” de Órdenes de Abastecimiento y Pedidos de Venta.  Comúnmente, empleado en importaciones.

Cobrar: permite generar ingresos bancarios (BI).

Pagar: permite generar egresos bancarios (BE).

Agente: permite seleccionar a la entidad como agente de ventas en la tabla de comisiones.

Traspasos: se indica para señalizar en ciertos informes si la Entidad se empleará para traspasos como: traspaso entre cuentas bancarias.

Unificador: la entidad que cuente con este parámetro activado se comportará como la entidad unificadora de otras entidades al seleccionarse en el campo Unificar ubicado en la pestaña de Edición de Datos.

Corporativo: permite seleccionar a la Entidad como matriz de un grupo de empresas.

Almacén: permite que la Entidad tenga funcionalidad de almacén, que pueda recibir productos, resguardarlos, entre otros.

Disponible: parámetro que permite tener la existencia disponible de un almacén.

Activo Fijo: campo editable al tener la configuración Almacén activa y sirve para identificar un almacén de Activo Fijo.

Consumo: indica que la Entidad corresponde al solicitante de un movimiento de consumo interno que afecta Requisiciones de Abastecimiento.

Establecimiento: indica si la Entidad es un establecimiento específico cuando hay operación en distintos almacenes de distintas localizaciones.

Estándar: indica que la Entidad es un almacén estándar del cual se realizan consumos para procesos de operación.

Origen: indica que la Entidad es un almacén de entrega.

Destino: indica que la Entidad es un almacén de recepción.

Intercompañías: indica que la Entidad seleccionada es una filial.

Entregas parciales: indica si el cliente aceptará entregas parciales de productos.

Remisión Separada: indica que la remisión es separada de la entrega.

Factura Separada: al emplear la función “Generación Automática de Cuentas por Cobrar”, si esta opción está activada, se generará una factura de cuentas por cobrar por cada salida de producto a clientes, si se encuentra desactivada, se generará sólo una factura por el total de las salidas de producto que tengan asociado un registro de entregas.

Mostrar descuentos: permite que se muestren los descuentos en los formatos de impresión, así configurados.

Fecha de Revisión: indica si se hace revisión de facturas en una fecha. De la misma manera, se genera en esta fecha el cálculo de plazos de crédito.

Contribuyente: indica si la Entidad se debe considerar para fines de las obligaciones fiscales.

Beneficiario: funcionalidad que permite que la Entidad que la tenga configurada sea utilizada como beneficiario al expedir un cheque a nombre diferente de la Entidad a la que se le debe pagar (proveedor/acreedor).

Empleado: se activa para identificar que la Entidad es de tipo empleado. Es usado para la emisión de informes.

Solicitante: se activa para indicar que la Entidad es solicitante en movimientos de traspasos de inventario.

Ubicación: se activa para indicar que la Entidad es una ubicación.

Proceso: campo editable al tener la configuración Almacén activa y sirve para identificar un almacén de material en Proceso para fines de la producción.

Costo: campo donde se deberá indicar el costo relacionado con la entidad que se esté trabajando, principalmente utilizado para centros de operación.

Capacidad: capacidad del centro de operación correspondiente.

Desglosar IVA: permite que se desglose el IVA en los formatos de impresión del sistema, así configurados. Es usado también para fines de informes.

Desglosar Estatal: permite que se desglose el impuesto estatal en los formatos de impresión del sistema, así configurados. Es usado también para fines de informes.

Desglosar Impuesto: permite que se desglose el impuesto del ítem en los formatos de impresión del sistema, así configurados. Es usado también para fines de informes. LOVIS contempla poder configurar el sistema para controlar un tercer impuesto por flujo de efectivo, aparte del IVA y el estatal, como, por ejemplo, el IEPS (Impuesto Especial sobre Producción y Servicios).

Pago separado: al emplear la función: “Generación Automática de Egresos Bancarios”, si esta opción está habilitada, se generará un egreso bancario por cada documento de cuentas por pagar, si se encuentra deshabilitada, se generará un solo egreso bancario por el total de documentos de cuentas por pagar.

Parcialidades: indica si los pagos a proveedores o pagos de clientes se realizan en parcialidades o abonos fijos. Generalmente se utiliza este rubro para la generación de informes.

No negociable: indica que aparecerá una leyenda a la hora de la impresión en cheques con el texto “No Negociable”.

Abono en cuenta: indica que aparecerá una leyenda a la hora de la impresión en cheques con el texto “Abono en Cuenta”.

Finanzas #

En la pestaña de Finanzas encontramos una serie de campos relacionados con los términos y condiciones financieras acordados con la Entidad.

Entidad: al igual que en las demás pestañas, este campo es llenado automáticamente con el nombre y clave de la Entidad con la que se está trabajando.

Términos: especifica el lugar de entrega y los gastos logísticos que se incluyen en la compra (incoterms). Por ejemplo: DAP. Entregado en el Punto de Destino.

Condiciones: condiciones o tipo de pago en las que se le pagará o cobrará a la entidad, por ejemplo, clientes o proveedores: Crédito, contado, etc.

Día Revisión y Horario Revisión: días en los que se hace revisión de facturas, así como en el horario en que se hacen.

Días Pagos y Horario Pagos: día único que se aceptan los pagos, así como en qué horario se deben efectuar.

Tasa de interés mensual: porcentaje de tasa de interés mensual.

Día interés: día a partir del cual se aplica la tasa de interés mensual.

Plazo Neto: plazo de días de crédito que se establecen con la Entidad, generalmente utilizados para entidades tipo cliente o proveedores.

Tasa Mora: porcentaje de penalización cuando la entidad excede al plazo de pago. Permite la emisión de informes que calculen los intereses por pago tardío.

Plazo Pronto: plazo en días que puede ofrecer un proveedor u ofrecerse a un cliente para obtener un descuento financiero por pronto pago.

Tasa Pronto: porcentaje de descuento por pronto pago. Permite la emisión de informes que calculen los intereses por pago anticipado.

Tasa Penalización: porcentaje de penalización acordado con la Entidad tipo cliente, proveedor o acreedor.

Límite Penalización: monto de penalización acordado con la Entidad.

Factor I.V.A: Es empleado cuando se usan distintos porcentajes de IVA en operaciones con Entidades. Ejemplo: para clientes/proveedores extranjeros, si no se considerará IVA en sus operaciones el porcentaje deberá ser 0%.

Factor Estatal: funciona de forma equivalente a Factor I.V.A. pero para fines de impuestos.

Factor Impuesto: funciona de forma equivalente a Factor I.V.A. pero para fines de otro impuesto.

Forma de Pago: describe la forma en que la entidad generalmente realiza su pago, por ejemplo; trasferencia, tarjeta de crédito, etc.

Institución: Institución Bancaria en donde nuestros clientes o proveedores tienen registradas su cuenta para depositar.

SWIFT: código para identificar un banco en transferencias internacionales.

CLABE: código para identificar la cuenta bancaria en transferencias.

Sucursal: clave de la sucursal bancaria para fines de pagos.    

Cuenta: número de la cuenta bancaria de la Entidad que se está registrando.

Tipo: tipo de cuenta bancaria conforme a lo establecido por la institución bancaria, por ejemplo; cuenta de cheques, tarjeta de débito.

Unificador: permite unificar entidades que utilizan diferentes monedas mediante informes en una sola entidad.

Banco: cuenta bancaria que generalmente se utiliza con la entidad que se registra o edita, por ejemplo; si es un cliente se configura la cuenta bancaria donde generalmente realiza los pagos el cliente, si es un proveedor se registra la cuenta bancaria con la que generalmente se le paga al proveedor. La configuración de este campo permite realizar “Programación del Flujo de Efectivo”.

Saldo inicial, Cargos, Abonos, Saldo Final, Entregas, Recepciones, Saldo Crédito: campos que son llenados automáticamente debido al registro de operaciones con las Entidades.

Límite Cancelación: dependiendo del trato que se tenga, en este campo se indica de manera monetaria el límite de cancelación acordada con el cliente o proveedor.

Límite Crédito: crédito máximo para una Entidad. En el caso de clientes, sí estos excedieran este importe LOVIS EOS restringe la salida de inventario de la mercancía hasta una autorización o modificación del límite de crédito.

Crédito Disponible: cantidad disponible del crédito que se tiene con la Entidad, información calculada de forma automática.

Suspendido: indica si el cliente se ha suspendido, evitando la salida de productos, pero permitiendo los cobros necesarios.

Calificación Crédito: días de calificación del crédito.

Soporte Legal, Fiscal, Financiero, Comercial y Otros: Campos para cargar distintos tipos de soporte documental. Por ejemplo, contratos, cédula fiscal, acta constitutiva, etc.

Contabilidad #

En esta pestaña observamos los campos relacionados con las cuentas contables. La mayoría de los campos son llenados de manera automática ya que al elegir el tipo de Entidad se obtiene de manera inmediata la información del Diccionario de Entidades. Los diferentes campos que encontramos son:

Cuenta Cliente: campo llenado automáticamente donde se muestra cuál es la cuenta utilizada para clientes. Este campo se empleará principalmente en el registro de documentos de cuentas por cobrar.

Anticipos Cliente: campo llenado automáticamente donde se muestra cuál es la cuenta utilizada para los anticipos de cliente. Este campo se empleará principalmente en el registro de documentos de ingresos bancarios.

Cuenta Proveedor: campo llenado automáticamente donde se muestra cuál es la cuenta utilizada para proveedores. Este campo se empleará principalmente en el registro de documentos de cuentas por pagar.

Anticipos Proveedor: campo llenado automáticamente donde se muestra cuál es la cuenta utilizada para los anticipos de proveedor. Este campo se empleará principalmente en el registro de documentos de egresos bancarios.

Ganancia No Realizada: cuenta contable correspondiente a operaciones por ganancia no realizada de operaciones en moneda extranjera, campo que se llena de forma automática previa configuración del Diccionario de Entidades.

Pérdida No Realizada: cuenta contable correspondiente a operaciones por pérdida no realizada de operaciones en moneda extranjera, campo que se llena de forma automática previa configuración del Diccionario de Entidades.

Ganancia Cambiaria: cuenta contable correspondiente a operaciones por ganancia cambiaria, campo que se llena de forma automática previa configuración del Diccionario de Entidades.

Pérdida Cambiaria: cuenta contable correspondiente a operaciones por pérdida cambiaria, campo que se llena de forma automática previa configuración del Diccionario de Entidades.

Cuenta Almacén: campo llenado automáticamente donde se muestra cuál es la cuenta utilizada para el almacén. Este campo se empleará ya sea para almacenes o para centros de operación.

Centro: campo para seleccionar el Centro al que pertenece la entidad que se está registrando o editando, su uso permite obtener información como estados de resultados por unidad de negocio o centro de costos.

Proyecto: campo para seleccionar el Proyecto al que pertenece la entidad que se está registrando o editando, su uso permite obtener información como estados de resultados por proyecto o línea de negocio.

Ítems por Proveedor #

Pestaña que se habilita para las entidades que tienen activada la bandera de Proveedor, en esta pestaña se permite seleccionar los Ítems que se le pueden comprar a determinado Proveedor permitiendo tener un nivel de seguridad más preciso.

Ítems por Cliente #

Pestaña que se habilita para las entidades que tienen activada la bandera de Cliente, en esta pestaña se permite seleccionar los Ítems que se le pueden vender a determinado cliente permitiendo tener un nivel de seguridad más preciso.

Lista de Registros #

En la pestaña de Lista de Registros se observa toda la información registrada en las pestañas de Edición de Datos, Parámetros, Finanzas y Contabilidad, pero en formato de tabla. En esta pestaña también se incluye un registro de las modificaciones realizadas a cada Entidad, las columnas que muestran la bitácora de cambios son:

Liberado: indica mediante un “1” si el botón Liberar de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.

Usuario Liberado:  nombre del usuario que presiono el botón Liberar de la Pestaña Edición de Datos.

Fecha Liberado:  fecha y hora en que el botón de Liberar de la pestaña de Edición de Datos fue activado.

Usuario Alta: nombre del usuario que dio de alta la Entidad de la fila seleccionada.

Fecha Alta:  fecha y la hora en que se dio de alta la Entidad.

Usuario Cambio:  nombre del último usuario que realizó un cambio en la Entidad.

Fecha Cambio:  fecha y la hora exacta en la que se realizó el último cambio en la Entidad.

Usuario Baja: nombre del usuario de la persona que dé de baja la Entidad.

Fecha Baja:  fecha y la hora en la que se dio de baja la Entidad.

Baja: indica mediante un “1” si el campo Baja de la pestaña Edición de Datos fue activado, en caso contrario se mostrará un “0”.