Hace miles de años, los ciudadanos de Babilonia crearon los primeros registros de operaciones business . Desde entonces, la contabilidad ha apoyado el funcionamiento de business y retratado la situación financiera en un solo esfuerzo. Sin embargo, el funcionamiento de business ha evolucionado exponencialmente, y los registros contables han quedado anclados en un pasado lejano. La contabilidad solía ser una poderosa herramienta de business . Hoy, los registros contables se han convertido en un lastre, y la mayoría de las organizaciones aún no se han dado cuenta de ello. ¿Cómo hemos llegado hasta aquí? Y lo que es más importante, ¿cómo avanzamos?
La mayoría de nosotros conocemos a Luca Pacioli, fraile franciscano, padre de la Contabilidad moderna. Fue matemático y estrecho colaborador de Leonardo DaVinci, con quien compartía ideas con frecuencia. Su libro de matemáticas, Summa de arithmetica, es uno de los primeros libros impresos e incluye un capítulo sobre el método de partida doble. Su publicación sobre la forma veneciana de llevar registros precisos business contribuyó al desarrollo de las corporaciones y al rápido crecimiento del comercio en el siglo XV.
Los dos libros de contabilidad más importantes eran el Diario y el Libro Mayor, con dos libros de apoyo para Inventario y Balances.
El Libro Diario registraba secuencialmente cada transacción en su valor monetario utilizando al menos dos cuentas, una para el debe y otra para el haber; la suma de créditos y débitos debía ser igual, de ahí la doble entrada. A continuación, el asiento se copiaba en el Libro Mayor, que tenía una página para cada cuenta diferente y su saldo corriente. Los libros de Inventario y de Apoyo al Saldo registraban los asientos correspondientes a artículos, clientes, proveedores y monederos, o bancos, y actualizaban el resto correspondiente.
En aquella época, la contabilidad se llevaba a mano en grandes y pesados libros, con pluma y tinta. El número de artículos, clientes y proveedores era relativamente pequeño. Las cadenas de suministro, aunque globales, duraban lo suficiente como para tener tiempo de contabilizar a tiempo; los procesos de fabricación eran lentos, sencillos o ambas cosas, lo que permitía calcular con precisión los costes directos por lote.
La Revolución Industrial, que comenzó en Inglaterra en el siglo XIX, lo cambió todo. De repente, producir artículos era más rápido, las cadenas de suministro eran más ágiles y hacer business se hizo mucho más complejo. Los mercados exigían más variedad, y el número de artículos, proveedores y clientes creció exponencialmente. Los registros con bolígrafo, tinta y papel hechos a mano no eran lo suficientemente rápidos; había que hacer algo. Comenzó la búsqueda de alternativas mecánicas.
En los albores del siglo XX, Hermann Hollerith, creador de la máquina tabuladora, empezó a aportar soluciones a la contabilidad mediante dispositivos mecánicos. Comenzaba la era de la informática. Los registros contables expresados en unidades monetarias marcaron el rumbo del desarrollo de soluciones. Informar sobre la situación financiera y los resultados de explotación era la prioridad; no así la gestión de business .
Los desarrolladores supervisaron dos hechos; por un lado, el funcionamiento de business se estaba volviendo cada vez más complejo; por otro, se suponía que los registros contables debían comunicar cómo funcionaba business en un lenguaje que las partes interesadas pudieran entender. No entendieron que 500 años antes, los registros contables reflejaban el funcionamiento de business en lo que era su tiempo real.
Durante varias décadas, las empresas han necesitado soluciones que dieran prioridad a la gestión de business. Sin embargo, hoy en día la mayoría de las plataformas de software de enterprise no permiten ejecutar procesos de principio a fin en business ni crear registros contables fiables que reflejen la realidad en tiempo real. Las organizaciones deben tomar decisiones críticas basándose en sus mejores estimaciones, y la gente trabaja muchas horas para conciliar los datos operativos y contables. No funciona.
Se necesita un nuevo paradigma para construir información que refleje la realidad en tiempo real.
La base debe ser una información transaccional detallada que respalde los procesos totalmente integrados de principio a fin de business y muestre lo que ocurre en la organización en cada momento. Esta base de información debe vincular cada paso del proceso con los anteriores y posteriores de una forma de integridad de datos similar a blockchain que garantice la exactitud y validez de cada registro. Este es el nuevo Libro Mayor Operativo con su nueva Doble Entrada Transaccional.
Cada transacción debe repercutir instantáneamente en el inventario y los balances para construir datos procesables en tiempo real basados en una única fuente de verdad. De este modo, todo el mundo puede acceder a consultas e informes creados dinámicamente, y desaparece el pesado procesamiento de final de mes necesario para construir almacenes de datos estáticos.
Estos datos operativos contienen mucha más información que los simples registros contables necesarios para elaborar los estados financieros. Esta simplificación en registros agregados sólo monetarios puede y debe derivarse automáticamente mediante algoritmos. Privilegiar la operación y derivar los puestos contables nos devuelve al principio: la información apoya el funcionamiento de business y retrata la posición financiera en un solo esfuerzo.
Y recuerda, ¡es la operación!
Rafael Funes