Hace miles de años, los ciudadanos de Babilonia crearon los primeros registros de operaciones comerciales. Desde entonces, la contabilidad ha servido de apoyo a la gestión empresarial y ha reflejado la situación financiera en un solo esfuerzo. Sin embargo, las operaciones comerciales han evolucionado exponencialmente y los registros contables han permanecido anclados en un pasado lejano. La contabilidad solía ser una poderosa herramienta empresarial. Hoy en día, los registros contables se han convertido en un lastre, y la mayoría de las organizaciones aún no se han dado cuenta de ello. ¿Cómo hemos llegado a esta situación? Y lo más importante, ¿cómo avanzamos?
La mayoría de nosotros conocemos a Luca Pacioli, un fraile franciscano, padre de la contabilidad moderna. Era matemático y colaborador cercano de Leonardo Da Vinci, con quien compartía ideas con frecuencia. Su libro de matemáticas, Summa de arithmetica, es uno de los primeros libros impresos y contiene un capítulo sobre el método de doble entrada. Su publicación sobre la forma veneciana de llevar registros comerciales precisos contribuyó al desarrollo de las empresas y al rápido crecimiento del comercio en el siglo XV.
Los dos libros de contabilidad más importantes eran el diario y el libro mayor, con dos libros auxiliares para el inventario y los saldos.
El diario registraba secuencialmente cada transacción en su valor monetario utilizando al menos dos cuentas, una para el débito y otra para el crédito; la suma de los créditos y los débitos debía ser igual, de ahí la doble entrada. A continuación, la entrada se copiaba en el libro mayor, que tenía una página para cada cuenta diferente y su saldo acumulado. Los libros de apoyo de inventario y balance registraban las entradas de artículos, clientes, proveedores y monederos, o bancos, y actualizaban el resto correspondiente.
En aquella época, la contabilidad se llevaba a mano en libros grandes y pesados, con pluma y tinta. El número de artículos, clientes y proveedores era relativamente pequeño. Las cadenas de suministro, aunque globales, tardaban lo suficiente como para tener tiempo de contabilizar los registros de forma oportuna; los procesos de fabricación eran lentos, sencillos o ambas cosas, lo que permitía calcular con precisión los costes directos por lote.
La Revolución Industrial, que comenzó en Inglaterra en el siglo XIX, lo cambió todo. De repente, la producción de artículos se aceleró, las cadenas de suministro se agilizaron y los negocios se volvieron mucho más complejos. Los mercados exigían más variedad, y el número de artículos, proveedores y clientes creció exponencialmente. Los registros hechos a mano con pluma, tinta y papel no eran lo suficientemente rápidos; había que hacer algo al respecto. Comenzó la búsqueda de alternativas mecánicas.
A principios del siglo XX, Hermann Hollerith, creador de la máquina tabuladora, comenzó a ofrecer soluciones para la contabilidad mediante dispositivos mecánicos. Así comenzó la era de la informática. Los registros contables expresados en unidades monetarias marcaron el rumbo del desarrollo de soluciones. La prioridad era informar sobre la situación financiera y los resultados operativos, no gestionar el negocio.
Los desarrolladores observaron dos hechos: por un lado, las operaciones comerciales se estaban volviendo aún más complejas; por otro, los registros contables debían comunicar el funcionamiento de la empresa en un lenguaje que las partes interesadas pudieran entender. No comprendieron que, 500 años antes, los registros contables reflejaban las operaciones comerciales en lo que era su tiempo real.
Durante varias décadas, las empresas han necesitado soluciones que dieran prioridad a la gestión del negocio. Sin embargo, hoy en día la mayoría de las plataformas de software empresarial no admiten la ejecución de procesos empresariales de principio a fin ni la creación de registros contables fiables que reflejen la realidad en tiempo real. Las organizaciones deben tomar decisiones críticas basándose en sus mejores estimaciones, y los empleados trabajan largas horas para conciliar los datos operativos y contables. ¡Esto no funciona!
Se necesita un nuevo paradigma para crear información que refleje la realidad en tiempo real.
La base debe ser información transaccional detallada que respalde procesos empresariales totalmente integrados de principio a fin y muestre lo que está sucediendo en la organización en cada momento. Esta base de información debe vincular cada paso del proceso con los anteriores y posteriores, al estilo de la integridad de datos de una cadena de bloques, que garantiza la precisión y validez de cada registro. Este es el nuevo libro mayor operativo con su nueva doble entrada transaccional.
Cada transacción debe afectar instantáneamente al inventario y a los saldos para generar datos procesables en tiempo real basados en una única fuente de información veraz. De esta forma, todo el mundo puede acceder a consultas e informes creados dinámicamente, y desaparece el pesado procesamiento de fin de mes necesario para construir almacenes de datos estáticos.
Estos datos operativos contienen mucha más información que los simples registros contables necesarios para elaborar los estados financieros. Esta simplificación en registros agregados exclusivamente monetarios puede y debe derivarse automáticamente mediante algoritmos. Dar prioridad a la operación y derivar los asientos contables nos lleva de vuelta al principio: la información respalda la gestión del negocio y refleja la situación financiera en un solo esfuerzo.
¡Y recuerda, es la operación!
Rafael Funes
