Muchas de las decisiones que se toman en una empresa dependen de la información disponible en ese momento. Si esta no está actualizada, es posible que la decisión no sea la más acertada.

Además, los responsables de cada una de las áreas de la empresa, cuando no se trata de un negocio en tiempo real, sienten que tienen un valor añadido que les hace «importantes» en las reuniones con otros responsables, ya que solo ellos disponen de la información «más reciente» de su área que han podido obtener, aunque no sea necesariamente actualizada.

He estado en reuniones en las que el director de producción afirma que un artículo concreto no podrá empezar a fabricarse hasta la semana siguiente debido a la falta de suministro de la materia prima, y el director general lo desmiente inmediatamente y comenta que, antes de entrar en la reunión, paso por la zona de recepción. La materia prima tenía una hora para haber llegado.

Además de ser embarazosas, estas situaciones podrían evitarse si la empresa contara con un sistema que proporcionara información en tiempo real y estuviera disponible para todos los usuarios relacionados con el tema, de modo que las decisiones que tomaran fueran más precisas.

Mantener un negocio en tiempo real requiere contar con un sistema que pueda proporcionar este tipo de información actualizada y adaptar los procesos y procedimientos para lograrlo, así como motivar al personal mencionado anteriormente sobre los beneficios que se obtienen al disponer de información actualizada y hacerles participar.

La empresa debe proporcionar al personal los elementos necesarios para que disponga de información oportuna y correcta.

Ejemplo 1
(¿Por qué no se puede confiar en la exactitud de la información de un negocio que no es en tiempo real?)
El encargado de recibir los artículos emite un recibo al transportista, dicho recibo se rellena a mano, con la idea de que más tarde se introduzca una copia de este recibo en el sistema. Ahora bien, si la recepción se realizó en el turno de mañana y la captura la realiza en el turno de noche una persona que no presenció la entrega, al capturar todos los recibos por la mañana, se pueden cometer errores tanto en la captura del código del artículo como en la cantidad recibida, ya que los números no son legibles o debido a un error al teclear el número.

Ejemplo 2
(Por qué en un negocio en tiempo real se puede confiar en la exactitud de la información)
En un negocio en tiempo real, los errores mencionados en el ejemplo 1 no se producirían, ya que el recepcionista tiene que registrar en el momento de la recepción, solo si hay una orden de compra que garantice la entrega, la cantidad recibida en el sistema y emitir el recibo del sistema para el transportista, que no lo aceptaría si los materiales o las cantidades entregadas que se indican en el ticket no fueran correctos.

Otros problemas que se producen en las empresas que no funcionan en tiempo real:

Un comprador que consulta el stock en el sistema no puede emitir su orden de compra hasta que verifique con el almacenero si la existencia que indica el sistema es correcta. Si tiene suerte y el almacenero conoce la presencia de su tienda, responderá inmediatamente. Si no es así, tendrá que esperar a que yo compruebe la existencia.

Un vendedor que atiende una llamada de un cliente que solicita un producto tendría dos opciones:

• Arriesgarse a ofrecer la cantidad indicada por el sistema para no hacerle esperar. Probablemente tendrás que llamarle para informarle de que el plazo de entrega será más largo de lo inicialmente ofrecido porque el producto no está disponible.
• Pida tiempo para confirmar la existencia con el almacén.

En ambos casos, no se refleja una buena imagen de la empresa. En general, ejemplos como los mencionados en los párrafos anteriores de empresas que no están en tiempo real pueden darse en cualquier otra área de la empresa.

En el caso de los sistemas operativos empresariales (EOS), no presentan ninguno de los problemas de ERP mencionados en los párrafos anteriores, ya que son sistemas basados en las operaciones de las empresas e integrados en ellas, por lo que, al formar parte del proceso, la información fluye en tiempo real.

Otro problema que presenta la planificación de recursos empresariales (ERP) es la interconexión de la información que tienen las diferentes áreas, que se realiza por lotes y no de forma inmediata y continua, como ocurre con los sistemas operativos empresariales (EOS).

Alfredo Velasco
Gerente de BI