Dirigir una organización sin información precisa sobre lo que está ocurriendo es como conducir un coche con datos de tráfico incompletos, mapas erróneos y confiando en tu ubicación de hace treinta minutos. Esta situación no es prometedora ni para ti ni para tu vehículo, ni para tu empresa.
Reflejar la realidad de tu empresa exige que tus procesos incluyan mecanismos de autorregulación.
Para explicarlo, tomaremos un ejemplo cotidiano:
Cuando vas de compras y llegas a la caja, el cajero registra el importe a pagar y te presenta un terminal de pago. En ese momento, compruebas que el importe capturado es correcto y lo confirmas introduciendo tu PIN de seguridad.
El mecanismo de autorregulación en este primer caso consiste en que tú, como responsable del pago, verifiques que la información del vendedor se ha registrado correctamente y en el momento en que se produce la transacción y directamente en el sistema.
Sin embargo, hace unas décadas, cuando ibas de compras, el cajero cogía tu tarjeta y te daba un recibo en papel con los datos de tu tarjeta y el importe para que lo validaras y firmaras.
Pero hay una gran diferencia con respecto al primer escenario. En este caso, el recibo se envió a un grupo de empleados de entrada de datos del banco para que registraran cada uno de ellos. La persona que registra la información no es responsable del suceso y no lo vivió, por lo que carece de un marco de referencia, lo que genera errores de interpretación, omisiones y un retraso considerable en la actualización de la información.
Ahora, apliquemos este ejemplo a todas las transacciones de tu organización, como la recepción de mercancías, las salidas de producción, las entregas a clientes, la facturación, etc. ¿Estás en un escenario autorregulado en el que todo lo registra y confirma el responsable directamente en el sistema en el momento en que ocurre, o tienes transacciones registradas en Excel, papel, almacenes de datos u otros mecanismos, y luego un empleado o proceso de entrada de datos alimenta el sistema que te proporcionará información para tomar decisiones?
LOVIS EOS está diseñado con mecanismos automatizados en todos sus procesos, de principio a fin, reflejando en todo momento la realidad de tu negocio.
Jaime Moreno
