Cuando una organización selecciona un sistema empresarial para operar, está tomando una decisión que la acompañará durante mucho tiempo (normalmente años) y no solo eso. Se «casará» con un socio que, sin duda, influirá en su éxito o fracaso futuro.
Siempre habrá una salida a una decisión equivocada, pero como en todos los casos, hubiera sido preferible seleccionar bien antes de tener que incurrir en el coste y el desgaste que supone cambiar lo que se podría haber decidido bien desde el principio.
Al hablar con los directivos de medianas y grandes empresas, me han confesado que su proceso de decisión se vio indudablemente influido por la fama o el reconocimiento de la marca en el mercado, pero también que se han encontrado con sorpresas desagradables por el camino que no esperaban: Implementación más largos, costes ocultos, gastos inesperados, funcionalidades estándar que resultaron ser «costes adicionales».
En resumen, una promesa que se cumplió a medias y que costó y llevó el doble o el triple de lo previsto. ¿El resultado? Una decisión errónea que resulta muy cara y que tendrán que soportar durante mucho tiempo.
Por eso, diez preguntas pueden servir de guía antes de tomar esta decisión y, si ya se ha tomado, también serán útiles para evaluar si se tiene la solución correcta o si se debe considerar un cambio:
- ¿El software que estoy evaluando se adapta a mi empresa? Cada empresa es diferente y tiene o desarrollará ventajas competitivas que deben mantenerse. Por lo tanto, su software empresarial debe ser un traje a medida, único para su empresa, que le ayude a hacer las cosas como suele hacerlas o que funcione para usted. La empresa no debe adaptarse al software. El software empresarial debe ser 100 % adaptable a las características y requisitos específicos de su empresa.
- Además del punto anterior, es igualmente importante que en el futuro también pueda adaptarse a nuevas necesidades, cambios en la legislación, cambios en la línea de negocio, nuevas líneas de negocio, fusiones o incluso una nueva forma de hacer las cosas. Todo cambia y su software empresarial también debería permitirlo.
- ¿El software que tengo o estoy evaluando es complejo, tiene diferentes módulos y requiere expertos para manejarlo? Una solución compleja no significa que sea mejor, sino todo lo contrario. Un software empresarial debe ser una herramienta que ayude a la empresa a funcionar de manera eficiente, no algo complicado, sofisticado y con puntos de interconexión que podrían fallar en el peor momento y cuando más lo necesitas. Dirigir una empresa ya es un reto, y el software no debe añadir complejidad.
- Todas las empresas tienen cierres mensuales y anuales, trimestrales o con fechas diferentes debido a alguna corporate . El proceso de cierre no debe detener la operación, suspender la facturación ni impedir que la organización funcione al 100 % en todas las áreas (incluidas las áreas financieras), ya que bloquearla parcialmente o totalmente supone un impacto económico y financiero en flujos significativos. Muchos programas informáticos exigen a los usuarios detener las funciones durante varios días «por el cierre» cada mes.
- El tiempo que lleva la Implementación software empresarial es un punto importante a tener en cuenta, ya que en muchas ocasiones, una vez firmados los contratos y comenzado el proceso, las consultoras empiezan a programar ciertas partes del sistema, interconectar módulos, y esto puede llevar más tiempo del previsto, con el coste adicional que ello supone. Tendremos que añadir costes inesperados e incluso módulos que no habíamos considerado, lo que supone un gasto adicional. Cuando se ha avanzado un 50 % y esto ocurre, uno se encuentra atrapado y no tiene más remedio que conseguir un presupuesto para esa «sorpresa» inesperada, algo muy habitual.
- La forma de cobrar por el uso del software también debe ser objeto de análisis. Cuando las soluciones se ejecutan in situ (en los servidores del usuario), dependerá del número de usuarios designados, el número de transacciones, el número de procesadores, el tamaño de los procesadores, además de todo lo que se les ocurra, lo que dificulta el cálculo, el control y el pago.
Cuando la solución está en la nube, es más fácil de calcular, pero no garantiza que sea justo, ya que normalmente se cobrará por todos los usuarios designados, incluidos muchos que lo utilizan poco o nada. Todo esto lo encarece. - La única Certeza que habrá cambios en el futuro: en la legislación, en el porcentaje de impuestos, en la forma de facturar, recaudar y en la forma de informar a las autoridades sobre la información de la empresa. Saber cuánto costará realizar estos cambios y cuánto tiempo llevarán es cuando las empresas corren un riesgo y dependen enormemente de cargos arbitrarios. A veces, «tu versión» ya no admite más cambios y será necesario un cambio significativo.
- Lo más valioso para las empresas no son los activos, sino su información. Por lo tanto, la solución empresarial debe contar con seguridad integral, disponer de sistemas avanzados de nivel bancario para proteger el acceso no autorizado y realizar copias de seguridad frecuentes en caso de desastre. Todo ello sin dificultar su funcionamiento ni que el coste sea un impedimento para adquirirla.
- ¿La empresa utiliza hojas de Excel para cubrir las carencias que la solución empresarial no puede cubrir? Es algo habitual en organizaciones de todos los tamaños, pero supone riesgos de pérdida, trazabilidad, seguridad... ¿No debería hacerlo el software empresarial por el que ya se ha pagado mucho dinero?
- Una vez protegida la información, debemos poder aprovecharla para la toma de decisiones. ¿Cuenta su solución empresarial con módulos de informes flexibles y fáciles de usar que permitan a la dirección tomar decisiones en el momento con información fiable y en línea? ¿Dispone de cubos de información que en segundos le muestran las cuentas de la empresa desde distintos ángulos y responden a los resultados por producto, por línea de negocio, por región, por sucursal, por cliente? ¿Todo ello de forma sencilla y en el momento?
Queremos ayudarte a tener éxito, a empezar el día tranquilamente con un café sabiendo que todo va bien y que puedes pedirle a tu asistente digital por voz: «Dame los resultados de ayer» o «Dime cuánto tenemos en la caja y en las cuentas por cobrar».
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Certeza los costes (claros desde el principio y con un precio justo: solo por usuarios simultáneos previamente acordados).
Certeza flexibilidad y adaptabilidad, ya que no escribiremos otra línea de código, el software está listo para funcionar. Solo tenemos que configurarlo, lo que también será el caso cuando necesite más funcionalidades, más usuarios o añadir otras líneas de negocio.
Certeza su Sencillez: ofrecemos soluciones simples a problemas complejos, con procesos de principio a fin, integrando las diferentes áreas de la empresa en una única versión, pero adaptada a su empresa.
Seguridad Certeza , ya que nuestra solución se ejecuta en la nube, cuenta con protección de nivel bancario y se ejecuta en tres ubicaciones seguras de AWS, además de realizar copias de seguridad completas cada cuatro horas, por si se produce algún desastre.
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Carlos Calvo
Director Comercial ES
