LOVIS EOS y controla los procesos en múltiples ubicaciones de FMCN, optimizando la gestión del presupuesto de los proyectos y la visibilidad financiera para las partes interesadas.
FMCN es una Privado sin ánimo de lucro que financia y apoya las actividades estratégicas de empresas de todo México para preservar los recursos naturales del país. Esto se consigue mediante la creaciónPrivado , iniciativas de marca conjunta y educación, además del desarrollo de directrices y la financiación de proyectos innovadores que conservan y mantienen los recursos naturales.
Antes de elegir LOVIS EOS, FMCN tenía procesos inconsistentes que provocaban una falta de control administrativo, capacidades contables limitadas y una comunicación deficiente. Por el contrario, el nuevo sistema proporciona a la organización un mayor control de sus fondos de dotación y otros programas de donaciones, permite supervisar las transacciones en tiempo real (generando estados financieros diarios) y garantiza que se puedan compartir auditorías e informes periódicos.
El problema
FMCN tiene su sede en la Ciudad de México y Veracruz, pero la comunicación entre las dos oficinas era deficiente. La contabilidad se gestiona desde la Ciudad de México y una de las responsabilidades clave es gestionar los presupuestos de los proyectos y proporcionar a los donantes los estados financieros.
Esta falta de control, junto con las barreras geográficas y un sistema contable limitado (en el que la misma información era gestionada por ocho áreas diferentes, lo que multiplicaba la carga de trabajo con procesos contables y administrativos variables), contribuyó a las pérdidas y los fallos dentro de la institución.
La solución
Cansada de gestionar un negocio con deficiencias administrativas y operativas, FMCN evaluó varias opciones para mejorar sus procesos operativos y flujos de información.
Todos coincidieron en que LOVIS EOS optimizar sus procesos, maximizar los recursos y reducir el número de empleados que desperdiciaban tiempo y esfuerzo en tareas idénticas.
Una vez iniciado el Implementación , el primer obstáculo de FMCN para aumentar la productividad fue la resistencia de los empleados al cambio. Para superarlo, el director general animó a sus compañeros a olvidar los viejos hábitos y difundió el mensaje de que LOVIS era el camino a seguir. La implantación se completó a tiempo, en 19 semanas.
Beneficios
Una vez Implementación , FMCN informó de una mejora sustancial en las áreas que consideraba deficientes, por ejemplo, la capacidad de supervisar y analizar, en línea y en tiempo real, el presupuesto y el flujo de caja de cada proyecto, al tiempo que se controlaban las cuentas bancarias y se generaban estados financieros cada mañana.
Al reducir las áreas de duplicación de esfuerzos, esto repercutió en otras tareas críticas, mejorando:
- Toma de decisiones informadas
- Extracción de datos
- Análisis de la información
- Tiempo necesario para planificar y ejecutar proyectos
- Transparencia de los donantes
- Responsabilidad corporativa y gobernanza
- Informes financieros.
Además de las ventajas operativas, LOVIS EOS mejorado la calidad de vida de los empleados, reduciendo el tiempo que dedican a las tareas diarias. Los datos de Ciudad de México y Veracruz se almacenan en una única base de datos, lo que facilita el flujo de información, la generación de informes y el registro en línea.
«Habíamos evaluado tres opciones diferentes, pero era una pesadilla porque teníamos que invertir en infraestructura y la Implementación a llevar mucho tiempo. Por eso decidimos LOVIS la mejor opción; además de ofrecer más ventajas que otras, su solución en la nube y su metodología nos ayudarían a mejorar sustancialmente nuestras operaciones».
Ximena Yáñez, directora financiera
