LOVIS EOS agiliza y controla los procesos en múltiples ubicaciones de FMCN, optimizando la gestión del presupuesto del proyecto y la visibilidad financiera para las partes interesadas.
FMCN es una organización sin ánimo de lucro Privado que financia y apoya las actividades estratégicas de empresas de todo México para preservar los recursos naturales del país. Esto se logra mediante la creación de alianzas público/Privado , iniciativas de marca conjunta y educación, además de desarrollar directrices y financiar proyectos innovadores que conserven y sostengan los recursos naturales.
Antes de elegir LOVIS EOS , la FMCN tenía procesos incoherentes que daban lugar a una falta de control administrativo, capacidades contables limitadas y una comunicación deficiente. En cambio, el nuevo sistema da a la organización un mayor control de sus fondos de dotación y otros programas de donaciones, permite el seguimiento de las transacciones en tiempo real (generando estados financieros diarios) y garantiza la posibilidad de compartir auditorías/informes periódicos.
El problema
El FMCN tiene sedes en Ciudad de México y Veracruz, pero la comunicación entre ambas oficinas era escasa. La contabilidad se gestiona desde Ciudad de México y una de las principales responsabilidades es gestionar los presupuestos de los proyectos y proporcionar a los donantes los estados financieros.
Esta falta de control, unida a las barreras geográficas y a un sistema contable limitado (en el que la misma información era gestionada por ocho áreas diferentes, lo que multiplicaba la carga de trabajo con procesos contables y administrativos diversos), contribuyó a las pérdidas y fracasos de la institución.
La solución
Cansado de gestionar un business con fallos administrativos y operativos, FMCN evaluó varias opciones para mejorar sus procesos operativos y flujos de información.
Todos coincidieron en que LOVIS EOS podría agilizar sus procesos, maximizar los recursos y reducir el número de empleados que pierden tiempo y esfuerzo en tareas idénticas.
Una vez iniciado el proceso de implantación, el primer obstáculo de FMCN para aumentar la productividad fue la resistencia de los empleados al cambio. Para superarla, el director general animó a sus colegas a olvidar los viejos hábitos y a difundir el sistema LOVIS . La implantación se llevó a cabo a tiempo, en 19 semanas.
Beneficios
Una vez finalizada la implantación, el FMCN informó de una mejora sustancial en las áreas que consideraba fallidas, por ejemplo, poder supervisar y analizar, en línea y en tiempo real, el presupuesto y el flujo de caja de cada proyecto, a la vez que controlar las cuentas bancarias y generar estados financieros cada mañana.
Al haber reducido las áreas de esfuerzo duplicado, esto repercutió en otras tareas críticas, mejorando:
- Toma de decisiones con conocimiento de causa
- Extracción de datos
- Análisis de la información
- Cantidad de tiempo para planificar y ejecutar proyectos
- Transparencia de los donantes
- Responsabilidad y gobernanza corporativas
- Información sobre los estados financieros.
Además de los beneficios operativos, LOVIS EOS ha mejorado la calidad de vida de los empleados, reduciendo la cantidad de tiempo que dedican a las tareas diarias. Los datos de Ciudad de México y Veracruz se mantienen en una única base de datos, facilitando el flujo de información, la generación de informes y el registro en línea.
"Habíamos evaluado tres opciones diferentes, pero era una pesadilla porque teníamos que invertir en infraestructura y la implantación iba a llevar mucho tiempo. Por eso decidimos que LOVIS era la mejor opción; además de ofrecer más ventajas que otras, su solución en la nube y su metodología nos ayudarían a mejorar sustancialmente nuestras operaciones."
Ximena Yáñez, Directora Financiera