LOVIS EOS agiliza y controla los procesos en múltiples ubicaciones de FMCN, optimizando la gestión del presupuesto del proyecto y la visibilidad financiera para las partes interesadas.
FMCN es una organización sin ánimo de lucro Privado que financia y apoya las actividades estratégicas de empresas de todo México para conservar los recursos naturales del país. Esto se consigue creando alianzas público/Privado , iniciativas de marca conjunta y educación, además de desarrollar directrices y financiar proyectos innovadores que conserven y sostengan los recursos naturales.
Antes de elegir LOVIS EOS , la FMCN tenía procesos incoherentes que daban lugar a una falta de control administrativo, una capacidad contable limitada y una comunicación deficiente. En cambio, el nuevo sistema proporciona a la organización un mayor control de sus fondos de dotación y otros programas de donaciones, permite supervisar las transacciones en tiempo real (generando estados financieros diarios) y garantiza que se puedan compartir auditorías/informes periódicos.
El problema
El FMCN tiene sedes en Ciudad de México y Veracruz, pero la comunicación entre ambas oficinas era escasa. La contabilidad se gestiona desde Ciudad de México y una responsabilidad clave es gestionar los presupuestos de los proyectos y proporcionar a los donantes los estados financieros.
Esta falta de control, unida a las barreras geográficas y a un sistema contable limitado (en el que la misma información era gestionada por ocho áreas distintas, lo que multiplicaba la carga de trabajo con procesos contables y administrativos diversos), contribuyó a las pérdidas y fracasos de la institución.
La solución
Cansada de dirigir una empresa con fallos administrativos y operativos, FMCN evaluó varias opciones para mejorar sus procesos operativos y flujos de información.
Todos coincidieron en que LOVIS EOS podría agilizar sus procesos, maximizar los recursos y reducir el número de empleados que pierden tiempo y esfuerzo en tareas idénticas.
Una vez iniciado el proceso de implantación, el primer obstáculo de FMCN para aumentar la productividad fue la resistencia de los empleados al cambio. Para superarlo, el director general animó a los compañeros a olvidar los viejos hábitos y a hacer correr la voz de que el sistema LOVIS era el camino a seguir. La implantación se logró a tiempo, en 19 semanas.
Beneficios
Una vez finalizada la implementación, el FMCN informó de una mejora sustancial en las áreas que consideraba que fallaban, por ejemplo, poder controlar y analizar, en línea y en tiempo real, el presupuesto y el flujo de caja de cada proyecto, al tiempo que controlaba las cuentas bancarias y generaba estados financieros cada mañana.
Al haber reducido las áreas de esfuerzo duplicado, esto repercutió en otras tareas críticas, mejorando:
- Toma de decisiones informada
- Extracción de datos
- Análisis de la información
- Cantidad de tiempo para planificar y ejecutar proyectos
- Transparencia de los donantes
- Responsabilidad y gobernanza corporativas
- Información sobre los estados financieros.
Además de los beneficios operativos, LOVIS EOS ha mejorado la calidad de vida de los empleados, reduciendo el tiempo que dedican a las tareas diarias. Los datos de Ciudad de México y Veracruz se mantienen en una única base de datos, lo que facilita el flujo de información, la generación de informes y el registro en línea.
"Habíamos evaluado tres opciones diferentes, pero era una pesadilla porque teníamos que invertir en infraestructura y la implantación iba a llevarnos mucho tiempo. Por eso decidimos que LOVIS era la mejor opción; además de ofrecer más ventajas que las demás, su solución en la nube y su metodología nos ayudarían a mejorar sustancialmente nuestras operaciones."
Ximena Yáñez, Directora Financiera