Esta es una pregunta que nos hacen muchos clientes, bien porque su personal de sistemas externo ha expresado su opinión al respecto, bien porque han oído que otras empresas, al cambiar de sistema, no suspenden el funcionamiento del sistema que se va a sustituir, haciéndolo funcionar en paralelo con el nuevo sólo por seguridad, por si falla el nuevo.
En LOVIS EOS , como parte de la metodología Implementación , informamos al cliente antes de iniciar el proyecto de que NO se ejecutará ningún sistema paralelo. Este hecho se recuerda con frecuencia durante la fase de preparación para la puesta en marcha de las operaciones en LOVIS EOS .
Las razones son las siguientes:
Cuando el personal del cliente sabe que se pondrá en marcha un sistema paralelo al inicio de las operaciones con LOVIS EOS , cree inconscientemente que dispondrá de una red de seguridad en caso de que algo vaya mal. Por tanto, esa posible situación se vuelve menos crítica en su mente, lo que hace que no se concentren plenamente en revisar las pruebas antes de la puesta en marcha, ya que el sistema antiguo sigue funcionando.
La mejora de los procesos forma parte de la transformación del cliente en una empresa de alto rendimiento, que es el objetivo de LOVIS EOS . Además, como consecuencia de lo anterior, el momento de los registros también puede ser diferente (en LOVIS EOS , el registro se realiza cuando se produce el hecho, para reflejar la realidad en cualquier momento).
Poner en marcha un sistema paralelo puede causar horas extras, agotamiento y estrés del personal, confusión con los sistemas, y la comparación entre los sistemas se complica debido a las diferencias mencionadas anteriormente.
Estas diferencias hacen que los usuarios necesiten más del doble de esfuerzo para registrar las operaciones en ambos sistemas, que no son necesariamente similares, ya que los procesos son distintos de lo que estaban acostumbrados a hacer.
Se habla más de doble esfuerzo porque comparar la información generada por ambos sistemas puede requerir mucho esfuerzo, sobre todo porque los tiempos y la forma en que cada sistema presenta la información son diferentes.
Además, si el usuario no tiene tiempo de hacer el doble registro, da preferencia al sistema anterior, por ser oficialmente el que está en uso, descuidando el nuevo, y esto podría hacer fracasar la puesta en marcha.
Cuando se ejecuta un sistema paralelo, es muy fácil decidir suspender la puesta en marcha. Sin embargo, en la mente del personal puede surgir la idea de que el nuevo sistema ha fallado, cuando en realidad es consecuencia del funcionamiento del sistema paralelo. Eliminar esa idea de la mente del personal costará mucho trabajo. Esta última razón es otro motivo para no ejecutar un sistema paralelo.
Además, el funcionamiento de un sistema paralelo envía un mensaje subliminal negativo al personal de que la dirección de la empresa duda en abandonar el sistema anterior porque duda de que el nuevo sistema funcione.
En cambio, el mensaje subliminal enviado al personal es positivo porque sabe que la empresa confía plenamente en el nuevo sistema porque ha sido probado de antemano.
En la metodología LOVIS EOS Implementación , se realizan pruebas exhaustivas con los datos reales de la empresa antes de la puesta en marcha para garantizar que los usuarios están plenamente convencidos de que el sistema funciona correctamente durante todo el ciclo operativo y que se refleja correctamente en la contabilidad.
Antes de la puesta en marcha, la Dirección General debe notificar a todo el personal que, a partir de una fecha determinada, se desconectará oficialmente el sistema anterior para iniciar las operaciones con el nuevo sistema, haciendo hincapié en que cuentan con el apoyo de todo el personal para que esta puesta en marcha sea un éxito.
Entonces, la atención de los usuarios se centrará al 100% en el nuevo sistema, con la confianza de que funciona gracias a las exhaustivas pruebas realizadas previamente, y centrarán su atención en detectar cualquier posible error que pueda surgir, normalmente causado por el efecto de la curva de aprendizaje, y corregirlo inmediatamente, por supuesto, bajo la supervisión de nuestros consultores.
Si se organiza bien, la puesta en marcha del nuevo sistema en una empresa se convierte en un acontecimiento tan importante, que beneficiará enormemente al crecimiento y a la gestión de los procesos desde dentro.
Alfredo Velasco
