Dirigir tu organización sin información que refleje la realidad de lo que está sucediendo es como conducir tu coche con información de tráfico incompleta, mapas distorsionados y tu posición de hace media hora. Esta situación no augura nada bueno, ni para ti y tu vehículo, ni para tu empresa.
Reflexionar sobre la realidad de su negocio implica varios factores, uno de ellos es el siguiente:
Los procesos deben ser homeostáticos; es decir, deben contener mecanismos de autorregulación, por ejemplo:
Escenario autorregulado: usted va a la tienda, elige lo que va a comprar y, cuando se dirige a la caja, el vendedor registra el importe a pagar y le trae un terminal de pago. Usted verifica que el importe registrado es correcto y lo confirma introduciendo su PIN de seguridad. En este caso, el mecanismo de autorregulación consiste en que usted, como persona que vive el evento, confirma que la información del vendedor se ha registrado correctamente. En ese momento, se produce el evento de compraventa.
Escenario de captura: Tomando este mismo ejemplo, recordemos un poco lo que sucedió no hace mucho tiempo. Usted fue a la compra, el vendedor le pidió su tarjeta y le trajo un comprobante con los datos de su tarjeta y el importe para que lo firmara. Aquí usted validó los datos del comprobante. Pero hay una gran diferencia con respecto al escenario anterior. En este caso, se enviaba a un grupo de capturistas del banco para registrar cada uno de los comprobantes. Aquí, la persona que registra la información no es responsable del evento, ni lo ha vivido, por lo que no tiene un marco de referencia, lo que genera posibles errores de interpretación, omisiones en el registro y un enorme retraso en el tiempo.
Ahora trasladamos este ejemplo a las transacciones de su organización, como la recepción de mercancías, la producción, las entregas a clientes, la facturación, etc. ¿Se encuentra usted en una situación de autorregulación en la que todo es registrado y confirmado por la persona responsable cuando ocurre, o tiene transacciones que se registran en Excel, en papel, en sistemas de información u otros mecanismos? ¿Un capturista lo registra en el sistema? ¿Qué proporcionará la información a los responsables de la toma de decisiones?
LOVIS EOS con mecanismos de autorregulación en todos sus procesos, de principio a fin, reflejando la realidad de su negocio en todo momento.
Jaime Moreno
Director técnico de LOVIS