Ante un problema común, hay dos opciones para abordarlo. La primera es contratar a un consultor externo o asignar a un nuevo miembro del equipo para que identifique la situación como un problema. La segunda opción es designar permanentemente a alguien con capacidad analítica para que revise rutinariamente los procesos actuales con el objetivo de mejorarlos. Esto ayudará a garantizar unas operaciones eficientes y decididas, en lugar de limitarse a seguirlas por inercia.
Imagina este caso: en una empresa, a finales de año se realizó un inventario físico completo de los almacenes. Se invitó a personal de otras áreas a ayudar en el recuento de los materiales. Sin embargo, como el personal no estaba familiarizado con los materiales, se cometieron errores.
En el almacén de productos acabados, las facturas se asignaban a rutas de distribución, y las que no estaban incluidas esperaban a ser asignadas a otra ruta. El jefe de almacén liberaba los materiales que estaban incluidos en las facturas asignadas a una ruta, y luego se embalaban. Esto provocaba incoherencias en el inventario físico y en las existencias del sistema. El personal tenía un protocolo para separar las facturas que no se incluían en las rutas, pero a veces se cogían productos de las estanterías, lo que provocaba errores de recuento.
La solución a este problema era tan sencilla como trazar una línea dentro del almacén. El material que cruzaba la línea salía del almacén y se embalaba y enviaba al otro lado de la línea. Esta solución parecía obvia, pero el personal no la tuvo en cuenta porque su mentalidad estaba limitada por la "ceguera del taller". Con el tiempo, la línea se convirtió en una valla, y se construyó otro edificio para separar el almacén de productos acabados de la zona de embalaje y envío.
A veces seguimos cometiendo los mismos errores, no porque la solución no esté en ninguna parte, sino porque nuestra comprensión está cegada por la rutina.
Alfredo Velasco
